RFP: le 10 domande da porvi prima di scegliere il vostro fornitore OMS
Eccovi quasi alla fine del viaggio verso l’implementazione di un OMS. Avete redatto la RFP per OMS, l’avete pubblicata, avete visto le presentazioni dei fornitori e ora arriva il momento più importante: selezionare il fornitore che vi sosterrà nel progetto. Se le proposte che avete ricevuto sono molto diverse tra loro, la scelta dovrebbe essere più facile, ma se le proposte sono simili e/o si completano a vicenda su alcuni punti, allora dovete stabilire quali sono i “plus” e “must haves” per voi indispensabili.
Nel post vi suggeriamo 10 domande: trovare le risposte vi aiuterà nella scelta.
1. 1. Il fornitore Oms che state valutando ha incluso nella sua offerta tutti i “must-haves” della vostra RFP?
Quando avete redatto la vostra RFP, avete di certo identificato delle caratteristiche essenziali, i vostri “must haves”. Il fornitore di servizi OMS che vi accompagnerà nel progetto, deve averli presi in considerazione e attorno ad essi deve aver costruito la sua proposta commerciale.
Questo è il requisito più importante!
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita: Il vostro fornitore OMS deve essere in grado di soddisfare i vostri must have per iniziare il progetto. Fate attenzione perchè non è detto che tutti i must-have debbano essere implementati nella prima fase. Potrebbe succedere che un “must-haves” è subito assicurato da un primo fornitore anche se in una forma basic, mentre un secondo fornitore assicura di sviluppare lo stesso ma in un secondo momento, voi ricordate che la prima soluzione seppur basic e standard è reale e tangibile, l’altra rimane una promessa. Se doveste decidere di scegliere il secondo fornitore, in sede di contratto, dovrete includere e pretendere che siano rispettati i termini delle scadenze, i risultati e i costi. Inoltre assicuratevi che, per tutte le fasi successive del progetto, sia in grado di assicurare il livello di eccellenza della prima fase.
2. Quali “nice to haves” (mi piacerebbe avere) sono già inclusi nella proposta del fornitore OMS?
Controllare quali “nice to haves” sono inclusi nelle proposte è fondamentale per confrontare i diversi fornitori di OMS. L’adeguatezza delle spiegazioni fornite vi aiuterà anche a capire quale fornitore ha recepito la loro importanza e come li ha integrati nella proposta complessiva.
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita: È sempre interessante vedere che c’è un delta tra una RFP e una proposta. Alcuni dei vostri ‘nice to haves’ saranno automaticamente inclusi nella proposta perché sono necessari per poi sviluppare gli altri punti. Se alcune aree non sono coperte dalla soluzione standard, chiedete al fornitore se la roadmap coprirà queste aree e soprattutto quando.
3. Il fornitore assicura flessibilità in corso d’opera? Potete richiedere di implementare funzionalità omnicanale aggiuntive?
Quando avete redatto la vostra RFP, avete cercato di anticipare esigenze attuali e future, tuttavia le esigenze possono cambiare e/o evolvere man mano che usate il sistema. È quindi importante che il fornitore scelto vi assicuri di poter cambiare, aggiungere, mettere in pausa o eliminare determinate soluzioni in qualsiasi momento.
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita: Scegliete un fornitore OMS che possa dimostrare la flessibilità della sua soluzione. L’aggiunta di una funzionalità omnicanale, come Express Click and Collect, non dovrebbe essere complessa o richiedere un nuovo sviluppo specifico sul lato OMS. L’offerta funzionale e la roadmap di un fornitore sono lo specchio della visione futura che ha del vostro prodotto. Se le vostre esigenze future sono troppo lontane dal nucleo della soluzione e dalle sue evoluzioni, rischiate di dover rallentare se non addirittura di dovervi fermare, quando invece il vostro sviluppo omnicanale richiede di andare avanti a gran velocità.
4. Il fornitore è proattivo? Ha suggerito soluzioni a cui non avevate pensato ma che potrebbero aiutarvi a raggiungere gli obiettivi?
Oltre a rispondere alle vostre esigenze, il fornitore di servizi OMS dovrebbe fornire la sua proposta basandosi sulla sua esperienza nel settore. La vostra visione dell’intera portata di un OMS e delle sue soluzioni potrebbe infatti non essere esaustiva. Pertanto, i suggerimenti di integrazione forniti dal fornitore dovrebbero aiutarvi ad avere una visione più ampia dei processi e delle funzionalità necessarie al successo del vostro progetto.
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita: Il vostro fornitore OMS non dovrebbe solo rispondere alla vostra RFP. Dovrebbe anche sfidarla! Fate attenzione però alle soluzioni proposte e alla loro pertinenza con la RFP. Ci sono pochi attori OMS sul mercato rispetto al numero totale di retailer, quindi dovrebbero essere tutti in grado di fornire referenze in merito all’attuazione di altri progetti. Se questo non è il caso vostro, il fornitore potrebbe non avere la dovuta esperienza nello sviluppo di OMS per il vostro settore.
5. Che impressione vi hanno fatto la soluzione OMS proposta e la demo ricevuta? La soluzione sarà facile da comprendere e utilizzare anche per i diversi team?
L’implementazione di un OMS migliorerà il modo di lavorare di molti team per la parte gestionale e migliorerà il lavoro negli store per il lato più operativo e pratico del progetto. L’OMS implementato deve quindi essere facile da usare e permettere a tutti di accedere in modo intuitivo e veloce alle informazioni di cui hanno bisogno. Altro punto da considerare è la possibilità di avere delle interfacce personalizzabili adattate alle varie esigenze aziendali.
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita: Ricordatevi di pensare alla formazione e all’onboarding dei nuovi dipendenti, scegliendo una soluzione OMS semplice e intuitiva. Risparmierete tempo e sarete più efficienti! La vostra scelta condizionerà il modo di lavorare dei vostri team, è importante quindi mettersi nei loro panni e valutare se la soluzione sarà di facile comprensione e utilizzo per tutti.
6. Il fornitore ha fornito una chiara tempistica per l’implementazione del vostro progetto OMS?
Nella RFP era indicata una richiesta di tempistica ben precisa, ma in base alle dimensioni del progetto, il fornitore potrebbe averlo suddiviso in diversi lotti, ognuno con una sua tempistica di attivazione. E’ importante che analizziate con attenzione il contenuto e le date di consegna previste per ogni singolo lotto.
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita: Per esperienza, vi posso dire che il vostro fornitore di servizi OMS non sarà in grado di implementare tutti i vostri requisiti in un unico lotto. Prestate attenzione alla suddivisione del progetto e, se necessario, chiedete di apportare modifiche alle aree che considerate prioritarie. Sta al fornitore di servizi offrirvi una ripartizione logica che corrisponda ai vostri vincoli commerciali e tecnici, assicurandovi il massimo ROI sin dall’inizio.
7. Il costo del progetto OMS è giustificato e coerente con la qualità del servizio offerto?
L’analisi dei costi è la più complessa e, sebbene essenziale, non dovrebbe avere l’ultima parola sulla vostra scelta. Esaminate attentamente i costi di ogni proposta e tenete presente che la soluzione più costosa non è necessariamente quella che dovreste scartare (e viceversa). Un importante aspetto che dovrebbe guidarvi nella scelta è la coerenza tra il supporto clienti, l’assistenza, la qualità del servizio, il prezzo e il livello di dettaglio della proposta.
Il consiglio del nostro esperto di prevendita: Il costo proposto deve essere dettagliato per permettervi di capire gli elementi che hanno più peso nella proposta commerciale… ma anche per identificare su quali elementi potreste negoziare 😉
Voi siete l’acquirente quindi non esitate mai a chiedere chiarimenti dei metodi di calcolo, sono i dettagli che vi permettono di confrontare tra loro le offerte(SLA, supporto ecc…)
8. Il fornitore ha chiari i vostri obiettivi? A quale fornitore affidereste con serenità il vostro progetto OMS?
Questo è un aspetto totalmente soggettivo, ma che non può essere ignorato. Quali erano le vostre sensazioni dopo le discussioni con il possibile fornitore di servizi? Vi siete sentiti compresi, rassicurati, fiduciosi? I vostri dubbi hanno avuto delle risposte?
Il consiglio del nostro esperto di prevendita: Sì, anche negli affari, i sentimenti hanno il loro posto. Sentirsi compresi e sostenuti è la base di ogni nuovo rapporto di lavoro, quindi prendetelo in considerazione! Inoltre per garantirvi un rapporto di continuità con le persone nelle quali riponete la vostra fiducia (e i vostri futuri guadagni), assicuratevi che le persone che vi affiancheranno durante l’intero sviluppo del progetto siano identificate sin da subito.
9. Il fornitore di OMS è ben noto sul mercato? Ha una buona reputazione?
La maggiore garanzia per un fornitore OMS è la sua reputazione! Dove si colloca la soluzione scelta nel panorama degli OMS? Quali sono i suoi punti forti? Qualche ricerca su Google e sui siti specializzati vi darà alcune prime risposte.
Il consiglio del nostro esperto di prevendita: Lavorare con un fornitore il cui core business è il proprio OMS è cruciale. Per molti fornitori, l’OMS è solo una parte dell’offerta complessiva. Per il vostro progetto, fidatevi dei fornitori per i quali l’OMS è l’unico business. Inoltre, osservate attentamente i loro clienti: sono del vostro stesso settore? Sono di dimensioni comparabili?
10. Il fornitore OMS ha già implementato progetti simili? Può fornire delle referenze?
Le referenze sono un altro punto a favore del fornitore che ve le mostra. Avere un feedback da un cliente già esistente può rassicurarvi o farvi cambiare idea in merito alla vostra scelta.
Il consiglio del nostro esperto di prevendita: Avere delle referenze permette di avere un feedback sull’implementazione del progetto OMS e sui suoi risultati! Preparate le vostre domande e non esitate a chiedere tutti i particolari, dalla fase di progetto al supporto tecnico post implementazione!
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