Come formulare una RFP per il vostro OMS in soli 3 passi
La RFP (o gara d’appalto) per il vostro OMS deve essere lo specchio delle esigenze della vostra azienda e deve avere un obiettivo chiaro: comunicare la vostra ricerca di un OMS, identificare i vostri requisiti, condividere i must-have e nice-to-have del vostro progetto e permettere ai fornitori di OMS di presentare un’offerta in linea con i requisiti delineati.
L’implementazione di un Order Management System (OMS) segna una svolta nella vostra strategia logistica e aziendale e un passo verso l’eccellenza operativa.
Una RFP formulata correttamente è la base per il vostro successo, troverete in questo articolo i diversi passi da seguire e i nostri consigli per la sua stesura.
1. Impostare la RFP per OMS
Se avete deciso di iniziare a strutturare una RFP è perché avete chiaro che una migliore gestione delle scorte con un approccio omnicanale è quello che vi serve. La formulazione di una RFP è molto complessa, nel formulare la richiesta di offerta non dovete essere approssimativi ma ogni punto deve essere chiaro e definito. Per questo uno dei primi passi da fare è individuare una persona che sarà il responsabile e referente unico della RFP e come tale avrà il compito di identificare le esigenze specifiche di ogni dipartimento coinvolto.
È importante raccogliere gli input da tutte le parti interessate, non solo dai decisori ma anche dalle persone che saranno poi direttamente influenzate dalla decisione presa. Di certo non vorrete acquistare un software per scoprire poi che gli utenti quotidiani non possono sfruttare efficacemente la piattaforma e le sue funzionalità. Una prima prima sessione di scambio dovrebbe mirare a chiarire ruolo e importanza dell’OMS e quali sono i risultati attesi. Le sessioni successive saranno quelle dove ogni parte dà i propri input riguardo alle diverse esigenze e aspettative.
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita
“L’implementazione di un OMS è un progetto aziendale che trasforma l’attività quotidiana dei team della sede centrale e degli store. Tuttavia, gli store non sono sempre ascoltati abbastanza, nonostante la presenza di un rappresentante retail. La questione viene spesso gestita più a livello di sede centrale”.
Consiglio: fate degli incontri interni con i dipendenti che sono sul campo, capite i loro limiti e le loro esigenze per ottenere più facilmente il supporto per un progetto così grande!
Una volta identificati i requisiti, è importante definire i parametri di valutazione dei vari candidati: equità dei criteri di selezione, priorità al processo di selezione e classificazione delle varie proposte.
Segue la fase di stesura della RFP in questo momento dovete tenere ben presente che sono indispensabili la chiarezza e la precisione.
2. Pubblicare la vostra gara d’appalto
Un’altra fase chiave è il processo di pubblicazione del bando!
Tanti sono gli aspetti da considerare: avete intenzione di farvi aiutare da un partner per la pubblicazione della vostra RFP e le fasi successive? O volete mantenere il controllo dell’intero processo? Avete già identificato i fornitori rilevanti (forse attraverso una RFI)? Le candidature saranno limitate ai fornitori identificati o estese a tutti?
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita
“Un calendario trasparente delle scadenze per la presentazione delle proposte permetterà ai fornitori di OMS consultati di organizzare i loro processi e di rispondere in tempo. Questo è un elemento importante delle vostre specifiche di progetto. Se le scadenze sono troppo brevi, un fornitore di servizi potrebbe decidere di non rispondere alla consultazione se troppo lungo potrebbe dimenticarsene”.
Consiglio: pianificate in modo realistico la cronologia della vostra RFP! Includete un periodo per analizzare le offerte e una data per inviare una risposta, in modo che i fornitori di servizi abbiano una visione chiara di tutti gli step del processo.
3. Valutazione delle proposte ricevute e selezione di uno o più candidati
Lo scopo principale di questa fase di analisi è quello di capire quali attori sono in grado di soddisfare tutte o la maggior parte delle vostre richieste. Quali fornitori di servizi danno le migliori soluzioni alle vostre esigenze? Quali proposte sono più complete e affidabili? Hanno referenze o casi d’uso vicini ai vostri e quindi esperienza con il vostro settore? Che grado di precisione hanno dimostrato nella loro proposta?
I consigli del nostro esperto di pre-vendita
“La fase di selezione è di fondamentale importanza, per essere efficaci nella vostra scelta, basatevi sui criteri oggettivi definiti nella fase di sviluppo”.
Consiglio: Non abbiate fretta di decidere! Analizzate bene tutte le offerte e incrociate le diverse proposte per affinare la scelta. Preparate anche una lista di domande da sottoporre ai candidati selezionati nella fase successiva .
I partecipanti al bando che passeranno la fase di selezione, saranno contattati e invitati a dettagliare la loro proposta durante una presentazione. Questa vi darà l’opportunità di porre tutte le domande rimanenti e di definire la vostra scelta finale confrontando tra loro i candidati selezionati.
Il consiglio del nostro esperto di pre-vendita
“Le presentazioni permettono di incontrare il team con cui potenzialmente lavorerete. Non esitate a chiedere loro informazioni sui processi interni e sulle operazioni per capire meglio come sarete supportati”.
Consiglio: anche se prendere una decisione non è sempre facile, cercate di selezionare un massimo di 3 o 4 fornitori. Guadagnerete in efficienza durante le successive discussioni.
Una volta scelto il vostro fornitore OMS, notificate tutti i candidati e iniziate il progetto!
