6 errori da non commettere quando si scrive una RFP per OMS

La stesura della RFP per OMS è un passo fondamentale nella vostra strategia omnicanale. I nostri esperti hanno identificato i 6 errori più comuni. Li vogliamo condividere con voi così che possiate evitarli!

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Errore 1: non tutti i requisiti sono stati individuati

Questo spesso succede quando non c’è una persona dedicata alla stesura della RFP.

Individuare una persona come unico referente è molto importante, il suo compito sarà innanzitutto quello di individuare i requisiti di tutti i dipartimenti che saranno interessati dall’implementazione di un OMS: digitale, e-commerce, supply chain, IT, logistica, legale, omnicanale, retail…  

Particolare attenzione dovrà essere dedicata al retail team in-store, è da qui che dipende il funzionamento di tutto quello che l’implementazione di un OMS comporta.

L’obiettivo, prima del processo di consolidamento, sarà quello di stilare un elenco esaustivo e dettagliato di tutte le esigenze associate a questo progetto.

Tutte le parti interessate devono essere coinvolte nella definizione dei requisiti al fine di anticipare il potenziale impatto del progetto sulla loro parte di attività. Essi investiranno tempo nel vostro progetto, quindi i suoi benefici devono essere chiaramente spiegati e definiti per coinvolgere e motivare i team stessi.

Errore 2: le richieste nella RFP non sono sufficientemente mature

Le richieste espresse nel vostro bando devono essere prima di tutto chiare a voi, se così non fosse come potreste spiegarle nella RFP?  Solo con richieste chiare e precise i possibili fornitori di OMS potranno posizionarsi e candidarsi se credono che la loro soluzione sia giusta per voi. 

Una richiesta coerente è una richiesta ben organizzata ed esaustiva sia dal punto di vista funzionale che tecnico. Dovete essere in grado di prevedere i vostri bisogni con 3 anni di anticipo, tenendo conto di future evoluzioni aziendali e tecniche. 

Non esitate a chiedere a un’agenzia di consulenza di aiutarvi a definire i vostri bisogni o a considerare una fase di RFI per confrontare i vostri bisogni chiave con le diverse agenzie e perfezionare la vostra RFP.

Errore 3: non avete dettagliato le vostre priorità

La vostra RFP dovrebbe essere suddivisa in un certo numero di sezioni, compresi i “must-have” e i “nice to have”.

Questo è essenziale perché permetterà ai diversi fornitori di servizi di formulare una proposta fattibile, sia in termini di soluzioni omnicanale che in termini di pianificazione. 

Fare la lista delle priorità vi permette anche, internamente, di avere una visione più chiara della portata del progetto imminente.

La selezione di queste priorità può essere fatta in un workshop dedicato una volta che tutte le esigenze sono state concordate.

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Errore 4: non avete previsto come il progetto sarebbe stato pubblicato

La pubblicazione della vostra RFP è importante quanto la sua creazione. Dovete assicurarvi che raggiunga i fornitori di servizi chiave che avete (o non avete) identificato in anticipo.

Sono possibili diversi metodi di diffusione: tramite un partner come un’agenzia specializzata, tramite un consulente freelance dedicato, tramite un rappresentante interno, ecc.

Non c’è un modo giusto o sbagliato di pubblicare il vostro bando OMS, la cosa più importante è che questo passo sia ben organizzato.

Ricordatevi di prendere in considerazione il tempo necessario per la pubblicazione nella vostra tabella di marcia, per assicurarvi di dare ai fornitori pari opportunità di rispondere.

Errore 5: non avete stabilito la matrice di punteggio

Vi consigliamo di non aspettare che inizino ad arrivare le proposte per decidere come valutare la capacità di un fornitore di soddisfare le vostre esigenze. La costruzione di una matrice di punteggio contemporaneamente alla RFP, vi assicurerà che la richiesta sia in linea con le vostre priorità iniziali.

Da un punto di vista pratico, il sistema di punteggio dovrebbe essere efficiente e facile da usare. Per esempio, si potrebbe stabilire un sistema di punteggio tra 0 e 5 punti e diversi rapporti a seconda dell’importanza della sezione interessata.

Errore 6: non avete dedicato la dovuta attenzione alle presentazioni

Le presentazioni devono essere preparate in modo rigoroso, tenendo conto delle risposte al vostro bando, delle griglie di punteggio, delle aree che devono essere chiarite, delle questioni che non sono state affrontate, ecc. 

Anche se non è fissata una durata specifica, potete comunque organizzare sessioni di 2 o 3 ore con un’agenda precisa degli argomenti da trattare: presentazione generale, demo, dettagli tecnici, dettagli funzionali, calendario, impegni, ecc.

Vi consigliamo di prevedere degli spazi vuoti tra una presentazione e l’altra, per permettere ai candidati di potervi dare delle risposte esaustive e di potervi dimostrare tutto il potenziale della loro offerta.

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