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Tout savoir sur la gestion des stocks

L’avènement du commerce omnicanal a introduit de nouveaux défis dans la gestion des stocks, obligeant les entreprises à organiser leur inventaire à travers de multiples canaux de vente et emplacements de stockage.
Pour les entreprises évoluant dans des secteurs à forte intensité de stocks, tels que le retail, maintenir un niveau optimal de stocks pour chaque canal et emplacement est essentiel.
Un stock manquant peut entraîner une perte de revenus et des clients déçus, tandis qu’un excès de stocks peut affecter les marges bénéficiaires en raison des coûts de stockage et d’assurance, du risque de dommages, de vol et de détérioration, ainsi que de la nécessité de réduire les prix en fin de saison ou de détruire les stocks invendus.
Trouver le juste équilibre nécessite des outils sophistiqués pour optimiser le flux des marchandises et garantir que l’approvisionnement réponde à la demande de la manière la plus efficace possible.
Dans cet article, nous explorons le rôle qu’un Order Management System joue pour les retailers modernes. Nous partagerons également les bonnes pratiques pour vous aider à naviguer avec succès dans le monde complexe de la gestion des stocks.

Table des matières

Comprendre l’Order Management System

Définition et concepts clés
Importance pour les entreprises modernes
Rôle dans la gestion de la Supply Chain

Pourquoi les entreprises ont besoin d’un Order Management System ?

Amélioration de l’efficacité et de la précision
Réduction des coûts et maximisation des bénéfices
Alignement avec la stratégie d’entreprise

Évolution et impact de la technologie

Développements
Fonctionnalités de pointe et intégrations

Stratégies mondiales et conformité

Considérations transfrontalières
Aspects réglementaires et éthiques

Techniques avancées d’optimisation des stocks

Analyse prédictive
Suivi en temps réel

Défis, solutions et bonnes pratiques

Pièges courants et comment les éviter
Sécurité, qualité des données et gestion du changement

Études de cas et innovations

Success stories
Tendances émergentes et perspectives

Conclusion

Points clés à retenir
Ressources et prochaines étapes

Comprendre l’Order Management System

Pour véritablement saisir son importance, il est essentiel de plonger dans le fonctionnement d’un Order Management System et du rôle qu’il joue dans l’environnement commercial d’aujourd’hui.

Définition et concepts clés

Un Order Management System est une application logicielle qui permet aux entreprises de suivre, d’organiser et d’optimiser le flux des marchandises dans leur chaîne d’approvisionnement, garantissant que les bons produits sont disponibles en bonnes quantités, au bon moment et au bon endroit.

La réussite de la gestion des stocks repose sur la visibilité des stocks (ou l’unification des stocks) qui donne aux organisations une vue complète, précise et en temps réel de leurs stocks et de leurs mouvements dans l’ensemble du réseau. Cela repose sur plusieurs concepts clés :

Quantités de stocks : Les niveaux de stocks sont importés de toutes les sources, y compris les fabricants, les fournisseurs, les dropshippers, les entrepôts, les 3PLs, les magasins, les grossistes, etc.
État des stocks : Il s’agit de la condition des stocks – par exemple, un article peut être endommagé, manquant ou à un certain stade du processus de fabrication – avec la possibilité d’exclure des références de certains ou de tous les canaux de vente.
Segmentations des stocks : Les stocks peuvent être alloués à des marchés ou à des canaux spécifiques en fonction de la stratégie de vente.
Réservations de stocks : Une fois qu’une commande e-Réservation est passée, les stocks nécessaires pour la satisfaire sont réservés pour les clients et deviennent indisponibles à la vente.
Stocks futurs : Il s’agit de stocks en commande ou en transit et devant être reçus par un emplacement de stock à une date donnée. Les stocks futurs peuvent être mis à la disposition des clients pour l’achat avec des délais de livraison précis en fonction de leur date de réception prévue et des modes de livraison disponibles.
Tampons de sécurité : Une quantité supplémentaire de stocks est définie pour chaque emplacement pour faire face aux pénuries lors de la préparation (en raison d’articles manquants ou endommagés).

Ces informations sont agrégées en un stock unifié, qui devient le point de référence central pour l’ensemble de l’entreprise.

Organigramme d'un processus de gestion des stocks

Importance pour les entreprises modernes

Dans un environnement commercial en constante évolution et hautement compétitif, les Order Management Systems jouent un rôle essentiel dans le succès et la durabilité d’une entreprise.

En automatisant la gestion des stocks, les entreprises peuvent minimiser les erreurs humaines et prendre des décisions basées sur les données en ce qui concerne les achats, la production et la distribution, garantissant que la bonne quantité de stocks est disponible pour répondre à la demande.

Cela contribue à éviter les ruptures de stock, où les produits ne sont pas disponibles lorsque les clients souhaitent les acheter, ainsi qu’à l’excès de stocks, qui immobilise le capital et entraîne des coûts de détention plus élevés et des marges bénéficiaires réduites.

Enfin, cela permet aux entreprises d’aligner leurs stratégies de gestion des stocks avec leurs objectifs généraux. Par exemple, certaines peuvent choisir de se concentrer sur la réduction des coûts, la maximisation des niveaux de service ou la réduction des émissions carbone.

Rôle dans la gestion de la Supply Chain

L’Order Management System remplit trois fonctions clés pour soutenir le flux harmonieux des marchandises tout au long de la Supply Chain :

Prévision de la demande et planification : Un Order Management System offre des capacités de prévision pour planifier avec précision la production, l’approvisionnement, le réapprovisionnement et la distribution, garantissant que les produits sont disponibles au moment et à l’endroit où ils sont nécessaires.
Gestion des relations avec les fournisseurs : Une vision en temps réel des niveaux de stocks, de la demande des clients, des délais de livraison et de la fiabilité des fournisseurs permet aux entreprises de maintenir des relations durables et collaboratives avec leurs fournisseurs.
Optimisation de la Supply Chain : Un Order Management System contribue à réduire les stocks excessifs et les coûts associés, améliorant la trésorerie et la rentabilité. Il automatise également les décisions concernant l’allocation des stocks, le réapprovisionnement, les transferts et l’exécution des commandes, réduisant les coûts de transport, minimisant les ruptures de stock et améliorant l’expérience client.

Pourquoi les entreprises ont besoin d’un Order Management System ?

Maintenant que nous avons une meilleure compréhension de l’Order Management System, explorons pourquoi il est essentiel pour toute entreprise devant gérer des stocks, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.

Amélioration de l’efficacité et de la précision

Suivi automatisé : L’automatisation du suivi des stocks et des commandes réduit la nécessité de saisie manuelle de données, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser le risque d’erreurs humaines.

Visibilité en temps réel : Les KPIs sont mis à jour dès que les stocks se déplacent et que les commandes sont traitées. Cela est particulièrement important dans les secteurs aux dont la demande change rapidement ou ayant une Supply Chain précaires.

Orchestration des commandes : Chaque commande est attribuée à l’emplacement le plus adapté pour la satisfaire en fonction des niveaux de stocks, du taux de rotation, de la capacité du personnel, de la proximité du client, etc., afin de minimiser les ruptures de stock et les situations de surstock, d’améliorer les délais de livraison et de réduire les coûts de transport.

Réduction des coûts et maximisation des bénéfices

Réduction des coûts de détention : En gérant efficacement les niveaux de stocks, les entreprises peuvent éviter les surstocks, qui entraînent généralement des coûts de stockage et d’assurance plus élevés. Avec le capital non plus immobilisé dans des stocks excessifs, les entreprises disposent de plus de liquidités pour investir dans la croissance ou faire face aux périodes économiques difficiles.

Augmentation des opportunités de vente : Une gestion des stocks efficace permet également de prévenir les ruptures, susceptibles de provoquer des ventes manquées et des clients mécontents. Avec une disponibilité optimale des produits dans chaque emplacement, les entreprises peuvent satisfaire toutes les intentions d’achat et améliorer l’expérience client.

Réduction de l’obsolescence : L’optimisation de la gestion des stocks aide les entreprises à écouler les stocks plus rapidement, réduisant la nécessité de remises. Le suivi de la durée de vie et de l’utilisation des produits permet également de réduire la dépréciation et le risque d’obsolescence, réduisant ainsi les pertes dues à des biens périmés ou obsolètes.

Alignement avec la stratégie d’entreprise

Flexibilité stratégique : Les entreprises peuvent facilement adapter leurs stratégies de gestion des stocks aux conditions changeantes du marché et aux attentes des clients, que ce soit en réagissant à des pics de demande soudains, en mettant en œuvre des mesures d’économie en période de ralentissement économique, ou en s’adaptant aux réglementations environnementales.

Amélioration du niveau de service : Les entreprises peuvent aligner les niveaux de stocks sur leurs objectifs d’expérience client. Les industries à haute qualité de service, comme le luxe, privilégient souvent la disponibilité des produits en magasin, tandis que les entreprises axées sur les coûts s’en remettent à une gestion des stocks plus agile.

Décisions basées sur les données : Un Order Management System équipé d’un module de Business Intelligence peut fournir des données précieuses pour éclairer les décisions stratégiques. Cette approche renforce la capacité d’une entreprise à réagir rapidement et efficacement aux dynamiques du marché.

Évolution et impact de la technologie

Explorons maintenant les principales évolutions qui ont façonné la gestion des stocks.

Développements

Les problématiques de gestion des stocks remontent à des siècles, lorsque les commerçants se fiaient à la tenue manuelle de registres avant que l’avènement de l’informatique ne révolutionne la gestion. Voici quelques jalons historiques clés :

Registres manuels : Les entreprises tenaient des livres de comptabilité pour enregistrer manuellement les niveaux de stocks.
Numérisation des codes-barres : L’introduction de la technologie des codes-barres dans les années 1970 a permis de rendre le suivi des stocks plus rapide et plus précis.
Tableurs : Dans les années 1980, des logiciels de tableur tels que Microsoft Excel étaient utilisés par les entreprises pour suivre les stocks et effectuer des calculs de base.
Logiciels de gestion des stocks : Dans les années 1990, des logiciels spécialisés en gestion des stocks sont apparus, offrant des fonctionnalités telles que le suivi des quantités de référence et le calcul des réapprovisionnements.
Systèmes basés sur le cloud : Le XXIe siècle a apporté des Order Management Systems basés sur le cloud, offrant une visibilité en temps réel et une collaboration accrue.

Fonctionnalités de pointe et intégrations

Les principaux Order Management Systems offrent des fonctionnalités avancées et des intégrations transparentes qui renforcent encore leur efficacité :

Plateformes basées sur le cloud : Les Order Management Systems basés sur le cloud offrent une accessibilité depuis n’importe où, des mises à jour régulières et une évolutivité pour répondre aux besoins des entreprises en croissance.
Intégration avec les ERP : L’intégration avec les ERP garantit un flux de données transparent avec les autres fonctions de l’entreprise, notamment la finance et les achats.
Intégration avec l’e-commerce : Pour les entreprises ayant des canaux de vente en ligne, les Order Management Systems doivent s’intégrer aux plateformes web pour gérer à la fois les stocks physiques et en ligne.
Applications mobiles : Les applications mobiles permettent la gestion des stocks en mobilité, facilitant ainsi le suivi et la gestion des stocks pour les équipes d’entrepôt et de magasin, où qu’elles se trouvent.
Intelligence artificielle : Les analyses prédictives et les algorithmes auto-apprenants aident les entreprises à identifier les tendances, à prévoir la demande et à optimiser continuellement la gestion des stocks.
IoT : Les appareils IoT permettent le suivi des stocks en temps réel grâce à des capteurs et des étiquettes RFID, offrant ainsi des données de plus en plus précises et une visibilité accrue.

Image de l'interface du logiciel de suivi des stocks

Stratégies mondiales et conformité

À mesure que les entreprises se développent à l’échelle mondiale, elles doivent tenir compte des défis uniques liés à la gestion des stocks à travers les frontières et sur chaque marché.

Considérations transfrontalières

Douanes et droits : Lorsqu’elles opèrent dans plusieurs pays, les entreprises doivent tenir compte des droits de douane, des taxes et des réglementations d’import/export, qui peuvent influencer les coûts des stocks.

Taux de change : Les taux de change fluctuants peuvent affecter la valeur des stocks dans différentes régions, obligeant les entreprises à mettre en place des stratégies de gestion des devises.

Expédition et logistique : Les opérations transfrontalières impliquent une logistique complexe, et les entreprises doivent optimiser les itinéraires d’expédition, les délais de livraison et les transporteurs pour un flux efficace des stocks.

Aspects réglementaires et éthiques

Conformité environnementale : De nombreux pays ont des législations concernant les émissions carbones, ainsi que la manipulation et l’élimination de certains types de stocks, tels que les matières dangereuses ou les déchets électroniques.

Approvisionnement éthique : Les entreprises doivent tenir compte de l’approvisionnement éthique en matières premières, notamment dans des secteurs tels que la mode et l’électronique, où les préoccupations concernant les conditions de travail et l’impact environnemental sont prédominantes.

Protection des données : Les opérations à échelle mondiale nécessitent le respect des réglementations sur la protection des données dans différentes régions, exigeant ainsi une gestion minutieuse des données clients et des stocks.

Techniques avancées d’optimisation des stocks

Pour rester compétitives dans un paysage commercial en constante évolution, les entreprises adoptent des techniques d’optimisation des stocks avancées.

Analyses prédictives

Prévision de la demande : Les analyses prédictives utilisent des données historiques et des algorithmes auto-apprenants pour prévoir la demande avec une plus grande précision, minimisant ainsi les situations de surstock et de ruptures.

Gestion de la demande saisonnière : Les analyses prédictives peuvent identifier les tendances saisonnières, permettant ainsi aux entreprises de se préparer à une demande accrue ou réduite à certaines périodes de l’année.

Réapprovisionnement dynamique : L’apprentissage automatique peut analyser des données en temps réel et ajuster dynamiquement les points de réapprovisionnement pour maintenir des niveaux de stock optimaux.

Suivi en temps réel

RFID et IoT : Le suivi en temps réel grâce aux dispositifs RFID et IoT offre une visibilité instantanée sur les mouvements des stocks, permettant ainsi des réponses rapides aux variations de la demande ou de l’approvisionnement.

Pratiques d’inventaire allégées : Les principes de l’allégement visent à éliminer le gaspillage dans la gestion des stocks. Les données en temps réel permettent d’appliquer ces pratiques en réduisant les stocks excédentaires et en optimisant les processus de production.

Amélioration continue : Avec des données en temps réel, les entreprises peuvent identifier les inefficacités et les goulots d’étranglement dans leurs processus de gestion des stocks et les améliorer continuellement.

Défis, solutions et meilleures pratiques

Mettre en place et maintenir un Order Management System efficace n’est pas sans défis. Voici les obstacles les plus courants que les entreprises doivent surmonter.

Pièges courants et comment les éviter

Données inexactes : S’appuyer sur des données inexactes peut entraîner une prise de décision médiocre. Assurez-vous de l’exactitude des données grâce à des audits réguliers.

Manque d’automatisation : Les processus manuels sont synonymes d’erreurs et d’inefficacités. Investissez dans l’automatisation pour rationaliser les opérations et réduire la dépendance à l’égard de la saisie et de l’intervention manuelles.

Systèmes inflexibles : Les Order Management Systems basés sur des architectures monolithiques peuvent être complexes à faire évoluer. Choisissez un système agile et composable où de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées rapidement pour répondre à vos besoins spécifiques.

Mauvaise communication : Le manque de communication entre les services peut entraîner un désalignement des stratégies de gestion des stocks. Créez des équipes interfonctionnelles avec des canaux de communication réguliers pour garantir que votre Order Management System soit configuré pour une réussite mutuelle.

Sécurité, qualité des données et gestion du changement

Sécurité des données : Protégez les données sensibles sur les stocks contre l’accès non autorisé en mettant en place des mesures de cybersécurité robustes et des contrôles d’accès.

Qualité des données : Vérifiez régulièrement l’exactitude et l’intégrité des données grâce à des processus de validation et de nettoyage des données.

Gestion du changement : La mise en place de nouveaux systèmes et modes de travail peut souvent rencontrer de la résistance de la part des employés. Élaborez un plan comprenant une formation et un soutien pour garantir une transition en douceur.

Conformité et exigences réglementaires : Restez informé des réglementations spécifiques à votre secteur et assurez-vous que votre Order Management System est conforme aux lois sur la protection des données et autres lois pertinentes.

Études de cas et innovations

Explorons quelques success stories dans divers secteurs et les tendances qui façonnent l’avenir de la gestion des stocks.

Success stories

INTERSPORT a depuis longtemps privilégié le maintien des stocks en magasin, plutôt que dans les entrepôts, pour répondre aux besoins des clients locaux. En unifiant les stocks de son réseau de magasins pour les afficher sur son site web, INTERSPORT a réduit les ruptures de stock en ligne et amélioré l’expérience client.

RougeGorge propose une vaste gamme de lingerie dans différentes formes, couleurs et tailles, et il n’est tout simplement pas possible de stocker toutes les déclinaisons dans un seul magasin ou entrepôt. L’unification des stocks permet de commander en ligne ou en magasin tous les produits disponibles dans l’intégralité du réseau, maximisant ainsi les opportunités de vente.

Petit Bateau a toujours fabriqué des vêtements pour enfants conçus pour durer et souhaitait apporter la même attention environnementale à sa Supply Chain. En unifiant les stocks des entrepôts et des magasins, Petit Bateau peut désormais optimiser le flux des stocks pour réduire les émissions carbone, tout en répondant aux attentes des clients en matière de rapidité de service et de durabilité.

Jigsaw met continuellement à jour ses stocks unifiés pendant le traitement des commandes. Lorsqu’un magasin ne peut pas satisfaire une commande en ligne (par exemple, lorsqu’un article est réservé, endommagé ou manquant), l’écart est enregistré, et le stock est automatiquement mis à jour sans attendre la fin de la saison.

Tendances émergentes et perspectives

Durabilité : Les entreprises se concentrent de plus en plus sur des pratiques durables de gestion des stocks, notamment la réduction des emballages et des déchets de produits, ainsi que la minimisation des émissions carbone.

Impression 3D : L’impression 3D a le potentiel de perturber les modèles traditionnels de gestion des stocks en permettant la fabrication de produits à la demande.

Intelligence artificielle : La gestion des stocks pilotée par l’IA continuera d’évoluer, avec des algorithmes plus avancés et des capacités prédictives accrues.

Conclusion

L’Order Management System est un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations, à réduire les coûts et à rester compétitives.

Points clés à retenir

Dans le domaine complexe et en constante évolution de la gestion des stocks, il est important de garder ces leçons à l’esprit :

Les données sont essentielles : L’exactitude et la fiabilité de vos données de stocks sont impératives. Vérifiez-les régulièrement.
L’automatisation permet l’efficacité : Adoptez l’automatisation pour rationaliser les opérations, réduire les erreurs humaines et améliorer l’efficacité globale.
L’alignement stratégique compte : Alignez votre stratégie de gestion des stocks sur vos objectifs commerciaux plus larges pour des résultats optimaux.
Restez agile : Soyez prêt à vous adapter aux nouvelles technologies, aux canaux de vente et aux demandes clients avec une pile technologique hautement flexible et entièrement composable.