Tout savoir sur la gestion des stocks

Une gestion efficace des stocks est cruciale pour le succès et la durabilité de toute organisation traitant de biens physiques. Que vous opériez dans un environnement retail, e-commerce ou B2B, vous comprenez déjà l’importance de maintenir des niveaux de stocks optimaux, de réduire les coûts et de répondre aux demandes des clients. C’est là qu’un Order Management System (OMS) peut vous aider à obtenir un avantage concurrentiel. Dans ce guide complet, nous explorerons comment un Order Management System peut révolutionner vos opérations, avec des conseils pour vous aider à mettre en œuvre la technologie et les systèmes nécessaires pour optimiser la gestion des stocks, maximiser les marges bénéficiaires et assurer la pérennité de votre entreprise.

1. Qu’est-ce qu’un Order Management System ?

Définition et fonctions de base

Un Order Management System (OMS) est une solution logicielle conçue pour suivre, gérer et optimiser efficacement les stocks d’une entreprise. Fondamentalement, un OMS aide les entreprises à maintenir une vision, en temps réel de tous leurs articles, avec des données critiques sur les niveaux de stock, les mouvements et la disponibilité. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées sur les achats, la production, le traitement des commandes et la distribution afin de répondre aux demandes des clients tout en optimisant les coûts liés aux stocks.

Les fonctions clés d’un OMS comprennent :

• La visibilité et le suivi des stocks : Un OMS maintient une vue des stocks en temps réel, suivant les quantités, les emplacements et les statuts des articles. Cette visibilité granulaire aide les entreprises à prendre des décisions éclairées sur le réapprovisionnement, la réorganisation et l’allocation.
• L’orchestration des commandes : Des algorithmes puissants allouent automatiquement les stocks pertinents à une commande client en tenant compte de facteurs tels que l’emplacement des stocks, l’adresse de livraison, l’impact environnemental ou les coûts de transport.

Pourquoi les entreprises utilisent des OMS ?

Les entreprises se tournent vers les systèmes de gestion des stocks pour plusieurs raisons :

Un OMS offre une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, minimisant les divergences et les erreurs. Cela garantit que les entreprises peuvent satisfaire les commandes des clients avec précision et dans les délais.

Une gestion efficace des stocks conduit à des coûts de stockage réduits et une réduction des gaspillages dus à l’obsolescence. Les entreprises peuvent allouer leurs ressources de manière plus efficace.

En veillant à ce que les produits soient constamment disponibles lorsque les clients en ont besoin, un OMS contribue à une exécution des commandes plus rapide et à une satisfaction client améliorée.

À mesure que les entreprises se développent, leurs besoins en gestion des stocks évoluent. Un OMS favorise la scalabilité en s’adaptant aux demandes changeantes sans perturber les opérations.

Outils et logiciels courants

Il existe divers outils et solutions logicielles disponibles pour la gestion des stocks, allant des solutions générales type ERP aux systèmes dédiés à la gestion des commandes (OMS), chacun répondant à des besoins spécifiques. Certains outils couramment utilisés pour la gestion des stocks comprennent :

• Des scanners de codes-barres et technologie RFID : solutions matérielles permettant un suivi précis et efficace des stocks.
• Des systèmes en points de vente (POS) : solutions de vente retail intégrant le suivi des stocks avec les transactions de vente.
• Des systèmes ERP : solutions intégrant la gestion des stocks avec d’autres fonctions commerciales telles que la finance, les ventes et les ressources humaines.
• Order Management System : applications dédiées offrant des fonctionnalités avancées de gestion des stocks et des commandes telles que le suivi en temps réel, la prévision de la demande et les rapports. Un OMS basé sur le cloud offre des avantages supplémentaires en termes de scalabilité, d’accessibilité et de mises à jour automatiques.

Focus sur l’Order Management System OneStock conçue pour aider les entreprises à optimiser la gestion des stocks, l’exécution des commandes et la satisfaction client. Certaines fonctionnalités et avantages clés comprennent :

• OUne visibilité omnicanale des stocks: OneStock permet aux entreprises d’avoir une vue en temps réel des stocks sur plusieurs canaux (magasins physiques, e-commerce, entrepôts). Cela permet une Promesse de Livraison et une allocation plus précises.
• Une orchestration intelligente des commandes : L’OMS achemine intelligemment les commandes vers l’emplacement d’exécution le plus efficace, minimisant les coûts d’expédition et les délais de livraison.
• Des modules omnicanaux avancés : L’OMS intègre des fonctionnalités supplémentaires pour optimiser les processus d’exécution et améliorer l’expérience client : Promesse de Livraison, Order in Store, Ship from Store, Click and Collect, etc.

Ces solutions aident les entreprises à rester compétitives, à s’adapter aux attentes changeantes des clients et à assurer un flux transparent des produits de la prise de commande à la livraison.

2. Avantages liés à l’OMS

Amélioration de la précision des stocks

La précision des stocks est désormais obligatoire pour toute entreprise. La moindre divergence dans les niveaux de stocks peut entraîner des erreurs coûteuses, telles que des surstockages ou des ruptures. Un OMS offre une visibilité en temps réel sur les quantités et les emplacements des stocks. Cela signifie que les entreprises peuvent surveiller les niveaux de stocks avec précision, réduisant ainsi la probabilité d’inexactitudes coûteuses.

• Minimisation des ruptures de stock : Les ruptures de stock sont un cauchemar tant pour les enseignes que pour les clients. Lorsqu’un produit n’est pas disponible lorsque le client le souhaite, cela entraîne non seulement des ventes perdues, mais peut également nuire à la réputation d’une marque. Une solution OMS s’attaque directement à ce problème en veillant à ce que les entreprises aient les bons produits en stock lorsque les clients les demandent. En optimisant le flux des stocks et en offrant un suivi en temps réel, les entreprises peuvent réduire considérablement le risque de ruptures.
• Réduction des coûts de transport : Une gestion inefficace des stocks peut entraîner des coûts de transport accrus. La gestion distribuée des commandes permet aux entreprises d’ajuster finement leurs niveaux de stocks, en choisissant le bon endroit pour traiter les commandes tout en économisant de l’argent, en réduisant le besoin d’un espace de stockage excessif et en minimisant les coûts de possession. Cette optimisation se traduit par des économies de coûts directes.

Réduction des coûts et des résiduels

L’un des principaux avantages d’un Order Management System est sa capacité à rationaliser les processus de commande. Avec des données historiques et des analyses prédictives à leur disposition, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées sur l’optimisation des stocks. Cela ne réduit pas seulement le risque de surstockage, mais aide également les entreprises à éviter les commandes de dernière minute avec des coûts d’expédition premium.

• Minimisation des déchets : Le gaspillage érode les profits. Un OMS bien mis en œuvre le minimise en veillant à ce que les articles soient vendus ou utilisés avant de devenir invendables.
• Allocation efficace des ressources : En optimisant la gestion des stocks, un OMS permet aux entreprises d’allouer leurs stocks de manière plus efficace. Cela se traduit par des coûts de possession réduits et une chaîne d’approvisionnement rationalisée.

Amélioration de la satisfaction client

Les clients s’attendent désormais à une exécution des commandes rapide. Un Order Management System permet aux entreprises de répondre à ces attentes en veillant à ce que les produits soient rapidement disponibles pour le traitement des commandes. Cela entraîne des délais de traitement plus courts et des livraisons plus rapides, améliorant finalement la satisfaction client.

• Exécution des commandes : La satisfaction client repose sur la réception des produits corrects et en parfait état. Un OMS aide les entreprises à exécuter les commandes de manière précise en demandant plusieurs scans ou validations pendant le processus d’exécution. Lorsque les clients savent qu’ils peuvent faire confiance à une entreprise pour livrer ce qu’ils ont commandé, leur confiance augmente.
• Expériences d’achat personnalisées : Un OMS peut porter la satisfaction client à un niveau supérieur en permettant aux entreprises d’offrir des expériences d’achat personnalisées grâce à des services omnicanaux tels que le RDV en magasin et le clienteling.

3. Mise en œuvre d’un OMS

Mettre en œuvre un OMS est une décision cruciale pour les entreprises cherchant à rationaliser leurs processus de gestion des stocks, améliorer l’efficacité et augmenter leur rentabilité.

Sélection du bon système

Choisir la bonne solution de gestion des stocks commence par une compréhension approfondie des besoins de votre entreprise. Les différentes industries et entreprises ont des exigences uniques. Le paysage des OMS reconnaît cette diversité, avec des fournisseurs proposant des solutions conçues pour relever des défis spécifiques de l’industrie. En identifiant vos besoins précis, vous pouvez restreindre vos options et sélectionner un système qui correspond à vos objectifs.

Votre OMS doit être scalable pour accommoder la croissance de votre entreprise et évoluer avec les changements de vos besoins et objectifs commerciaux. Cette adaptabilité réduit le risque d’avoir à remplacer votre solution.

La compatibilité avec les outils et systèmes existants est également cruciale pour un processus de mise en œuvre fluide. Les solutions certifiées MACH sont dotées de capacités d’intégration robustes, permettant des connexions fluides avec diverses applications logicielles, y compris les systèmes PoS et les platesformes e-commerce. Cela garantit que votre OMS devient une pierre angulaire de vos opérations commerciales.

Intégration avec les systèmes existants

Un OMS doit offrir des capacités d’échange de données en temps réel. Cela signifie que lorsque des modifications surviennent dans votre inventaire, telles que des niveaux de stock ou des mises à jour de statut de commande, ces changements doivent être instantanément reflétés dans tous les systèmes intégrés. L’échange de données en temps réel réduit la saisie manuelle et améliore la précision des données.

L’intégration a également un impact sur l’expérience client. Les solutions intégrées permettent d’offrir des services tels que le Click and Collect express ou le Ship from Store, spécifiquement conçus pour améliorer la commodité et la satisfaction client.

Formation et support

La mise en œuvre d’un OMS nécessite une formation appropriée pour s’assurer que votre équipe puisse pleinement exploiter ses capacités. Votre fournisseur OMS doit offrir des sessions de formation complètes pour accompagner votre personnel sur la prise en main du système, les meilleures pratiques et la résolution de problèmes. Une équipe bien formée peut maximiser les bénéfices associés à votre Order Management System.

De plus, un support efficace est essentiel pour résoudre tout problème pouvant survenir pendant et après la mise en œuvre. Pour cette raison, OneStock propose un support client 24/7 pour aider à la maintenance et aux mises à jour du système. À mesure que la technologie évolue et que les entreprises se développent, l’apprentissage continu devient un avantage compétitif. OneStock encourage l’apprentissage continu pour ses clients, fournissant des ressources telles que des clubs utilisateurs, de la documentation et des mises à jour pour tenir les entreprises informées des derniers développements en matière de gestion des stocks.

4. Fonctionnalités avancées et technologies

Dans le monde dynamique de la gestion des stocks, les entreprises doivent continuellement innover leurs opérations pour rester en avance sur la concurrence et offrir des expériences client exceptionnelles. Plusieurs technologies éprouvées redéfinissent le paysage de la gestion des stocks :

Intelligence artificielle et apprentissage automatique dans la gestion des stocks

Intégrer la puissance des données et de l’IA dans les OMS peut révolutionner la façon dont les entreprises optimisent l’efficacité et prévoient la demande. Par exemple, la Business Intelligence (BI) Suite OneStock permet à une organisation d’accéder à des données historiques, des détails sur l’exécution des commandes et divers facteurs influents pour optimiser les niveaux de stock et réagir de manière proactive aux conditions changeantes du marché.

Intégration avec les ERP et autres systèmes

Votre OMS devrait s’intégrer de manière transparente avec les systèmes de planification des ERP et d’autres outils clés au sein de votre pile technologique, tels que les solutions CRM et le PIM. Cela assure un flux fluide de données entre différents départements, améliorant la visibilité et la collaboration.

Suivi en temps réel et analytique 

Les capacités de suivi en temps réel fournissent une visibilité améliorée sur les  stocks disponibles sur plusieurs canaux, y compris les magasins physiques, les marketplaces et les entrepôts. Le suivi en temps réel garantit aux entreprises de pouvoir surveiller les niveaux de stock, le statut des commandes et la précision de l’emplacement.

De plus, les outils d’analyse donnent la possibilité de prendre des décisions basées sur les données. En analysant les données historiques et en temps réel, un OMS génère des insights sur la performance des stocks, les tendances des ventes et la prévision de la demande. Ces insights guident la prise de décision stratégique et permettent aux entreprises de s’adapter de manière proactive aux changements du marché, aux pics de demande et aux perturbations de la Supply Chain.

5. Défis et solutions dans la gestion des stocks et des commandes

La gestion des stocks est un aspect critique, quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez.

Surmonter les obstacles de mise en œuvre 

La mise en œuvre d’un Order Management System peut être une tâche compliquée, en particulier pour les entreprises avec des Supply Chain complexes ou plusieurs emplacements. Les fournisseurs OMS sont familiers avec les complexités impliquées dans le processus de mise en œuvre pour plusieurs secteurs et seront en mesure d’offrir des conseils d’experts et un soutien pour assurer une transition en douceur.

Le changement peut parfois être confronté à une résistance de la part des employés habitués aux flux de travail existants. Mettre en place un plan de conduite du changement pour préparer les employés à la transition et aborder leurs préoccupations dès le début du processus. Fournissez une formation, une documentation et une assistance continue pour aider les équipes à s’adapter au nouveau système.

Traitement des problèmes de sécurité et de conformité 

La sécurité des données est une priorité absolue en matière de gestion des stocks, car elle implique des informations sensibles sur les niveaux de stock, les données clients et les transactions financières. Les OMS mettent en œuvre des mesures de sécurité pour protéger ces données sensibles, notamment via des audits de sécurité réguliers et des vérifications de conformité.

Différents secteurs ont des réglementations spécifiques et des exigences de conformité liées à la gestion des stocks. Ne pas se conformer à ces réglementations peut entraîner des conséquences légales et financières. Assurez-vous que votre OMS inclut des fonctionnalités de conformité adaptées aux normes de votre industrie, afin de maintenir un processus de gestion des stocks transparent et conforme.

Bonnes pratiques pour la scalabilité 

Les systèmes de gestion des stocks doivent être en mesure de s’adapter en conséquence, de s’ajuster aux demandes changeantes sans perturbations majeures. Avec la bonne solution, les entreprises peuvent étendre leurs opérations, ouvrir de nouveaux points de stocks ou pénétrer de nouveaux marchés en toute confiance, sachant que leur OMS peut accompagner cette croissance.

La scalabilité nécessite également une allocation efficace des ressources. En optimisant la gestion des stocks, les entreprises peuvent minimiser les dépenses inutiles et allouer des fonds là où cela compte le plus, soutenant la croissance sans surcharge inutile.

6. Conclusion

La gestion des stocks n’est pas simplement une tâche en arrière-plan, mais un impératif stratégique qui influence la satisfaction client, l’efficacité opérationnelle et la rentabilité globale.

Considérations essentielles

Avant de mettre en place un OMS, il est crucial de l’aligner sur vos objectifs commerciaux. Définissez des objectifs clairs, que ce soit la réduction des coûts de portage, l’amélioration des délais de traitement des commandes ou l’augmentation de la satisfaction client.

Choisissez une solution adaptée pour atteindre vos objectifs spécifiques, garantissant que votre stratégie de gestion des stocks est alignée sur votre stratégie commerciale globale. Un OMS doit également s’intégrer de manière transparente avec vos processus et outils existants, minimisant les perturbations et assurant un flux de travail cohérent.

Enfin, assurez-vous que votre solution est adaptable et évolutive. Par exemple, l’OMS OneStock est conçu pour croître avec votre entreprise, garantissant que vous pouvez répondre aux demandes changeantes et à l’expansion sans perturbations majeures. La scalabilité est essentielle pour le succès à long terme.

Rester en avance 

Votre équipe est votre plus grand atout. Investissez dans des programmes de formation pour garantir que votre personnel puisse utiliser efficacement votre OMS et dispose des compétences nécessaires pour réussir.

Comme le paysage de la gestion des stocks évolue continuellement, restez informé des tendances de l’industrie, des technologies émergentes et des meilleures pratiques. OneStock fournit des ressources telles que des webinaires, des livres blancs et des études de cas pour vous tenir informé des derniers développements.

Prochaines étapes et ressources

• Ressources de OneStock : Accédez à des ressources d’experts, des études de cas et des articles de blog, ou participez à l’un de nos événements !
• Partenariat avec OneStock : Si vous envisagez de mettre en place un nouvel OMS pour optimiser vos opérations, n’attendez-plus et demandez votre démo !