Appel d’offres : 10 questions à se poser pour sélectionner votre prestataire OMS
Ça y est ! Vous avez constitué votre appel d’offres OMS, vous l’avez partagé, vous avez assisté aux soutenances et vient maintenant le temps crucial de la sélection du prestataire qui vous accompagnera dans le projet. Si les réponses entre les différents acteurs OMS sont très différentes, alors le choix sera plus simple pour vous. Mais, si les propositions sont proches et/ou se complètent sur certains points, il est alors temps d’identifier les « plus » ou bénéfices qui guideront votre choix. Voici 10 questions, d’égale importance, à se poser lors de la sélection de votre prestataire OMS !
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1. Les ‘must-have’ de mon appel d’offres sont-ils tous couverts par le prestataire OMS ?
Lors de la rédaction de votre appel d’offres, vous avez identifié des besoins jugés indispensables qui ont peut-être même été les éléments déclencheurs de votre RFP. Le prestataire OMS qui vous accompagnera doit les avoir compris et considérés lors de sa réponse et de sa proposition commerciale et construire une proposition de valeur autour de ces éléments.
Le conseil de notre expert avant-vente : C’est le prérequis n°1 ! Votre prestataire OMS doit répondre à vos must-have pour débuter le projet. Attention, ceci ne signifie pas que l’intégralité des must-have devront être déployés dans un premier lot. Si un “Must have” est couvert en standard par un prestataire mais semble basique alors qu’un second vous propose de développer une extension pour vos besoins spécifiques; souvenez vous qu’un tiens vaut mieux que deux tu l’auras. Une solution standard est réelle et tangible, l’autre reste une promesse. Il faudra exiger des engagements forts en termes de délais, de résultat et de coûts au prestataire et vous assurer que ce développement est cohérent avec sa roadmap afin que votre développement soit maintenu avec le même niveau d’exigence que la solution core.
2. Quels ‘nice to have’ sont déjà inclus dans la proposition du prestataire OMS ?
Les ‘nice to have’ déjà inclus dans la réponse sont un élément de comparaison clé entre les différents prestataires OMS. La pertinence des explications délivrées vous permettra aussi de comprendre lequel a le mieux saisi leur importance et comment ils ont été intégrés à la proposition globale.
Le conseil de notre expert avant-vente : C’est toujours intéressant de constater qu’il existe un delta entre RFP et réponse. En effet, certains de vos ‘nice to have’ seront d’office inclus dans la proposition car ‘on ne pourra pas faire le reste sans’. Si jamais certains points ne sont pas couverts par la solution en standard, pensez à demander si la roadmap du prestataire couvrira ces points et à quelles échéances.
3. Le prestataire peut-il faire preuve de flexibilité quant à mon projet ? Puis-je demander l’ajout de nouvelles fonctionnalités omnicanales simplement ?
Lors de la rédaction de votre appel d’offres, vous avez œuvré pour anticiper les besoins actuels et à venir. Pour autant, vos besoins peuvent changer et/ou évoluer au fur et à mesure de votre utilisation et vous devez l’anticiper. La possibilité de changer, ajouter, mettre en pause ou challenger doit vous être donnée simplement.
Le conseil de notre expert avant-vente : Faites le choix d’un prestataire OMS capable de prouver la flexibilité de sa solution. Ajouter une fonctionnalité omnicanale, un Click and Collect Express par exemple, ne doit pas générer de complexité ni de nouveau développement spécifique côté OMS. L’offre fonctionnelle ainsi que la roadmap d’un éditeur sont le reflet de la direction prise par ce dernier sur les années à venir. Si vos besoins futurs sont trop éloignés du tronc central de la solution et de ses évolutions alors vous risquez de vous retrouver bloqué à un moment crucial pour votre développement.
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4. Le prestataire s’est-il montré proactif dans sa proposition en précisant des fonctionnalités auxquelles je n’avais pas pensé mais qui pourraient m’aider à atteindre mes objectifs ?
Au-delà d’adresser une réponse à vos besoins, le prestataire OMS doit étoffer sa proposition avec un regard d’expert. En effet, votre vision de l’intégralité du fonctionnement d’un OMS et de ses solutions n’est peut-être pas exhaustive. Ainsi, les recommandations du prestataire doivent vous donner une vision plus large des processus et fonctionnalités nécessaires au succès de votre projet.
Le conseil de notre expert avant-vente : Votre prestataire OMS, ne doit pas faire que répondre à votre appel d’offres. Il doit aussi le challenger ! Soyez attentif à l’esprit d’initiative dont il aura fait preuve dans sa réponse et également, à la pertinence des initiatives proposées. Il y a peu d’acteurs de l’OMS sur le marché comparé au nombre total de retailers, ils se doivent donc tous de pouvoir apporter une expertise par la mise en place d’autres projets. Si ce n’est pas le cas, il est possible que l’éditeur soit inexpérimenté dans votre vertical, votre marché ou votre taille de business.
5. Au regard de la solution OMS proposée, quel est mon ressenti concernant la démo dont j’ai bénéficié ? La solution sera-t-elle simple à comprendre et à utiliser par les différentes équipes ?
La mise en place d’un OMS vient enrichir le quotidien de nombreuses équipes, tant au siège pour le pilotage qu’en magasin pour la partie opérationnelle. L’utilisation doit être simple et permettre à chacun d’accéder, en un coup d’œil, aux informations recherchées. L’usage de l’OMS étant quotidien, des interfaces personnalisables et adaptées aux différents besoins métiers peuvent aussi se révéler intéressantes.
Le conseil de notre expert avant-vente : Pensez à la formation et à l’onboarding de nouveaux collaborateurs en choisissant une solution OMS simple et intuitive. Vous gagnerez en temps et en efficacité ! Votre choix va probablement conditionner les conditions de travail de vos équipes, il est important de bien se mettre à leur place au moment de la compréhension des différentes interfaces.
6. Le prestataire m’a-t-il fourni un planning clair pour le déploiement de mon projet OMS ?
Comme tout projet, le votre ne peut pas attendre, d’autant plus que, lors de votre RFP, vous avez soumis un souhait quant au planning. Suivant l’envergure de votre projet, ce dernier sera découpé en plusieurs lots par votre prestataire OMS. Prenez de la hauteur et analysez tant le contenu que les dates de livrables envisagées pour chaque lot.
Le conseil de notre expert avant-vente : très objectivement, votre prestataire OMS ne sera sûrement pas en capacité de déployer l’intégralité de votre cahier des charges en un seul lot. Soyez attentif au découpage du projet et, en cas de besoin, demandez des modifications selon les axes qui vous paraissent prioritaires. C’est au prestataire de vous proposer un découpage logique correspondant à vos contraintes business et techniques tout en vous assurant un maximum de ROI en entrée.
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7. Le chiffrage de mon projet OMS est-il justifié et cohérent avec la qualité de service promise ?
L’étape du chiffrage est la plus complexe et, bien qu’essentielle, ne doit pas conditionner votre choix à 100%. Si le chiffrage triple d’une solution OMS à l’autre, attention, analysez bien et gardez en tête que la plus chère n’est pas forcément celle à écarter (et vice versa). Pour vous aider, fiez-vous à la cohérence entre accompagnement, suivi, qualité de service, devis et au niveau de détail de la proposition.
Le conseil de notre expert avant-vente : le chiffrage reçu doit être détaillé pour vous permettre de comprendre les éléments qui pèsent le plus dans la proposition commerciale… mais aussi d’identifier ceux sur lesquels négocier 😉
Vous êtes l’acheteur n’hésitez jamais à demander une vue précise des méthodes de calculs entre les propositions des différents éditeurs, le diable est dans les détails, vous devez être en capacité de comparer des offres comparables (SLAs, Support etc..)
8. Me suis-je sentie compris(e) lors de mes échanges avec le prestataire ? Suis-je suffisamment en confiance pour lui confier mon projet OMS ?
Ici intervient un élément parfaitement subjectif mais que personne ne peut ignorer : votre ressenti suite aux échanges avec votre futur prestataire. A-t-il été clair ? Pédagogue ? Ses arguments étaient-ils appuyés par des résultats clients ? A-t-il levé l’ensemble de vos interrogations ?
Le conseil de notre expert avant-vente : eh oui, même dans le business le ‘feeling’ a sa place. Se sentir compris et en confiance est la base de toute nouvelle relation de travail, prenez-le en considération ! Cependant assurez-vous que les intervenants côté éditeur sur l’ensemble du projet soient identifiés assez tôt afin d’assurer une cohérence dans le service que vous allez recevoir lorsque le projet aura commencé.
9. Le prestataire OMS est-il reconnu sur le marché ? A-t-il bonne presse ?
Élément de réassurance par excellence : la réputation ! Quelle est la place de la solution choisie dans le paysage des OMS ? Quels en sont les points forts ? Quelques recherches sur Google et sur les sites de médias spécialisés sauront vous donner quelques premiers éléments de réponse.
Le conseil de notre expert avant-vente : travailler avec un prestataire pour lequel l’OMS est véritablement le cœur de métier me semble crucial. Pour nombre de prestataires, l’OMS n’est qu’une partie de leur offre globale. Pour votre projet, faites plutôt confiance à des prestataires pour lesquels l’OMS est le seul métier. Soyez également attentifs à ses clients, sont-ils du même vertical que vous? de taille comparable etc…
10. Le prestataire OMS a-t-il déjà déployé des projets similaires au mien ? Est-il en capacité de me partager des contacts pour une/des prise(s) de références ?
Autre élément de réassurance et pas des moindres ! Le prestataire a-t-il déjà eu une expérience similaire à mon projet ? Quelles sont les références auxquelles je peux m’identifier ? Est-ce possible d’avoir un feedback projet côté OMS et surtout, côté client ?
Le conseil de notre expert avant-vente : la prise de référence permet à la fois d’avoir un retour sur la mise en œuvre du projet OMS et sur ses résultats ! Préparez vos questions et n’hésitez également pas à cibler les points cruciaux : accompagnement dans le projet et support !
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