Angebotsanfrage (RFP): 10 Fragen, die Sie sich bei der Auswahl Ihres OMS-Anbieters stellen sollten
Jetzt ist es so weit! Sie haben Ihre OMS-Angebotsanfrage verfasst, sie in Umlauf gebracht, die Vorträge der Anbieter angehört und nun kommt der entscheidende Moment: die Auswahl des Anbieters, der Sie bei Ihrem Projekt unterstützen soll. Sollten die Vorschläge der verschiedenen OMS-Anbieter sehr unterschiedlich ausfallen, dann dürfte Ihnen die Wahl nicht sehr schwerfallen. Sind die Vorschläge sich jedoch sehr ähnlich und/oder ergänzen sie sich in bestimmten Punkten, dann ist es an der Zeit, die „Pluspunkte“ oder Stärken zu ermitteln, die für Ihre Wahl ausschlaggebend sein werden. Hier sind 10 ebenso wichtige Fragen, die Sie sich bei der Auswahl Ihres OMS-Anbieters stellen sollten!
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1. Sind alle „Must-haves“ meiner Angebotsanfrage von den jeweiligen OMS-Anbietern abgedeckt?
Bei der Ausarbeitung Ihrer Angebotsanfrage haben Sie einen Bedarf ermittelt, den Sie für unverzichtbar halten und der vielleicht sogar der Auslöser für Ihre Angebotsanfrage war. Diese Bedürfnisse muss Ihr zukünftiger OMS-Dienstleister verstehen und in seiner Antwort und seinem Angebot berücksichtigen und ein Wertversprechen darauf aufbauen.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Dies sind die wichtigsten Voraussetzungen! Ihr zukünftiger OMS-Anbieter muss in der Lage sein, Ihre Must-haves zu erfüllen, um das Projekt in Angriff zu nehmen. Doch bitte beachten Sie, dass dies nicht bedeutet, dass alle „Must-haves“ gleich beim ersten Mal umgesetzt werden müssen. Denken Sie immer daran, ein Spatz in der Hand ist besser als eine Taube auf dem Dach. Wenn also eines Ihrer Must-haves schon von einem anderen Anbieter abgedeckt wird, doch diese Lösung nicht wirklich das Wahre ist, dann sollten Sie eher darüber nachdenken, einen Anbieter in Betracht zu ziehen, der bereit ist, Ihnen eine Erweiterung, die spezifisch für Ihre Bedürfnisse entwickelt wird, anzubieten. Während die erste Wahl eine Standardlösung ist, die real und greifbar erscheint, ist die zweite Wahl nur ein reines Versprechen, die in der Zukunft liegt. Entscheiden Sie sich für den zweiten Anbieter, müssen Sie feste Zusagen in Bezug auf Fristen, Ergebnisse und Kosten einfordern. Sie werden auch sicherstellen wollen, dass die neuen Funktionen mit der Roadmap des Anbieters übereinstimmen, sodass diese Lösung auf dem gleichen Qualitätsniveau gehalten wird wie die Kernlösung.
2. Welche „Nice-to-haves“ sind bereits im Angebot des OMS-Anbieters enthalten?
Die bereits in den Angeboten enthaltenen „nice to haves“ sind der Schlüssel zur Beurteilung der verschiedenen OMS-Anbieter. Anhand der Ausführlichkeit der Angaben können Sie auch erkennen, welcher Anbieter die Bedeutung Ihrer nice-to-haves am besten verstanden hat und wie diese in das Gesamtangebot integriert werden sollen.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Interessanterweise gibt es immer einen Unterschied zwischen einer Anfrage und einem Angebot. Einige Ihrer „nice to haves“ werden automatisch in das Angebot mit aufgenommen, weil “ der Rest ohne diese Lösung nicht machbar ist“. Wenn bestimmte Bereiche nicht von der Standardlösung abgedeckt werden, sollten Sie sich erkundigen, ob und wann die Roadmap des Anbieters diese Bereiche abdecken wird.
3. Kann der Anbieter bei meinem Projekt flexibel agieren? Kann ich problemlos zusätzliche Omnichannel-Funktionen anfordern?
Als Sie Ihre Angebotsanfrage verfassten, haben Sie versucht, Ihren aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen gerecht zu werden. Ihre Bedürfnisse können sich jedoch im Laufe der Nutzung des Systems ändern und/oder weiterentwickeln, und das müssen Sie berücksichtigen. Die Möglichkeit, bestimmte Funktionen zu ändern, hinzuzufügen, zu unterbrechen oder infrage zu stellen, sollte einfach sein.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Wählen Sie einen OMS-Anbieter, der die Flexibilität seiner Lösung nachweisen kann. Das Hinzufügen einer Omnichannel-Funktion, wie z. B. Express Click and Collect, sollte nicht allzu kompliziert sein oder eine Umprogrammierung der OMS-Seite erfordern. Das Funktionsangebot und die Roadmap eines Anbieters spiegeln die Richtung wider, die der Anbieter in den kommenden Jahren einschlagen wird. Wenn Ihre zukünftigen Anforderungen zu weit von der Kernlösung und ihren Entwicklungen entfernt sind, laufen Sie Gefahr, in einem entscheidenden Moment Ihrer Entwicklung blockiert zu werden.
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4. Hat der Anbieter in seinem Angebot Eigeninitiative bewiesen, indem er Merkmale angegeben hat, an die ich nicht gedacht hatte und die mir helfen könnten, meine Ziele zu erreichen?
Der OMS-Anbieter muss nicht nur auf Ihre Bedürfnisse eingehen, sondern auch sein Angebot mit Sachverstand ausarbeiten. Ihr Blick auf den gesamten Umfang des OMS und seiner Lösungen ist möglicherweise nicht vollkommen. Die Empfehlungen des Anbieters sollten Ihnen daher einen umfassenderen Überblick über die Prozesse und Funktionen geben, die für den Erfolg Ihres Projekts erforderlich sein werden.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Ihr OMS-Anbieter sollte nicht nur auf Ihr RFP antworten. Er sollte sie auch hinterfragen! Achten Sie auf die in ihrem Angebot gezeigte Initiative und auch auf die Relevanz der vorgeschlagenen Maßnahmen. Im Vergleich zur Gesamtzahl der Einzelhändler gibt es nur wenige OMS-Anbieter auf dem Markt. Alle Anbieter sollten deshalb in der Lage sein, durch die gesammelten Erfahrungen anderer Projekte Fachwissen zu vermitteln. Ist dies nicht der Fall, hat der Anbieter möglicherweise zu wenig Erfahrung in Ihrer Branche, Ihrem Markt oder Ihrer Unternehmensgröße.
5. Was halte ich von der vorgeschlagenen OMS-Lösung und der Demo, die ich erhalten habe? Werden die verschiedenen Teams die Lösung leicht verstehen und benutzen können?
Die Einführung eines Order Management Systems wird das tägliche Leben vieler Teams verbessern, sowohl auf der Managementebene als auch in den Geschäften für die operative Seite der Dinge. Ihre zukünftige OMS-Lösung muss benutzerfreundlich sein und jedem ermöglichen, die benötigten Informationen auf einen Blick abzurufen. Da das OMS täglich benutzt werden wird, sollten anpassbare Interfaces, die an die verschiedenen geschäftlichen Bedürfnisse angepasst sind, ebenfalls von Interesse sein.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Denken Sie auch an die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, indem Sie eine einfache und benutzerfreundliche OMS-Lösung wählen. Somit werden Sie viel Zeit sparen und effizienter sein! Ihre Wahl wird wahrscheinlich die Arbeitsbedingungen Ihrer Teams beeinflussen. Versetzen Sie sich in deren Lage, wenn es darum geht, die verschiedenen Anwendungen zu verstehen.
6. Hat der Anbieter mir einen klaren Zeitplan für die Umsetzung meines OMS-Projekts vorgelegt?
Wie bei jedem Projekt kann auch Ihres nicht warten, zumal Sie in Ihrer Angebotsanfrage einen Zeitplan gefordert haben. Je nach Umfang Ihres Projekts kann es von Ihrem OMS-Anbieter in mehrere Abschnitte aufgeteilt werden. Treten Sie einen Schritt zurück und analysieren Sie sowohl den Inhalt als auch die für jeden Abschnitt vorgesehenen Liefertermine.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Objektiv betrachtet wird Ihr OMS-Dienstleister höchstwahrscheinlich nicht in der Lage sein, alle Ihre Anforderungen in einer einzigen Partie umzusetzen. Achten Sie auf die Aufteilung des Projekts und bitten Sie gegebenenfalls um Änderungen in den Bereichen, die Sie als vorrangig betrachten. Der Anbieter muss Ihnen eine logische Gliederung anbieten, die Ihren geschäftlichen und technischen Anforderungen entspricht und von Anfang an einen maximalen ROI (Return on Investment) gewährleistet.
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7. Ist der Preis für mein OMS-Projekt gerechtfertigt und steht er im Einklang mit der versprochenen Qualität der Dienstleistung?
Die Preisgestaltung ist wohl die anspruchsvollste Phase und sollte, auch wenn sie von entscheidender Bedeutung ist, Ihre Wahl nicht vollständig bestimmen. Wenn sich die Preise von einer OMS-Lösung zur anderen verdreifachen, sollten Sie sie sorgfältig in Augenschein nehmen und bedenken, dass die teuerste Lösung nicht unbedingt die ist, die Sie verwerfen sollten (und umgekehrt). Orientieren Sie sich an der Übereinstimmung zwischen Kundenbetreuung, Nachbetreuung, Servicequalität, Preisgestaltung und Detaillierungsgrad des Angebots.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Die Preisangaben, die Sie von Ihrem Anbieter erhalten, müssen detailliert genug sein, damit Sie verstehen, welche Elemente im Angebot am wichtigsten sind… aber auch, um zu erkennen, über welche Punkte Sie verhandeln können 😉. Sie sind der Käufer, also zögern Sie nicht, eine genaue Übersicht über die Berechnungsmethoden zwischen den verschiedenen Vorschlägen des Anbieters zu verlangen, denn der Teufel steckt im Detail! Sie müssen in der Lage sein, ähnliche Angebote vergleichen zu können (SLAs, Support usw…)
8. Habe ich mich bei meinen Gesprächen mit dem Anbieter verstanden gefühlt? Fühle ich mich zuversichtlich genug, ihnen mein OMS-Projekt anzuvertrauen?
Dies ist ein völlig subjektiver Aspekt, der jedoch nicht zu vernachlässigen ist: Ihre Gefühle nach den Gesprächen mit Ihrem künftigen Dienstleister. Waren die Gespräche eindeutig? Hilfreich? Wurden Ihre Argumente durch Kundenerfolge gestützt? Wurden alle Ihre Bedenken angesprochen?
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Ja, auch im Geschäftsleben haben Gefühle ihren Platz. Das Gefühl, verstanden und unterstützt zu werden, ist die Grundlage jeder neuen Arbeitsbeziehung, also berücksichtigen Sie es! Stellen Sie jedoch sicher, dass die Beteiligten auf der Seite des Softwareherausgebers frühzeitig identifiziert werden, um einen beständigen Service zu gewährleisten, sobald das Projekt angelaufen ist.
9. Wie bekannt ist der OMS-Anbieter auf dem Markt? Hat er einen guten Ruf?
Der ultimative Beweis: der Ruf! Welche Rolle spielt die gewählte Lösung in der OMS-Welt? Was sind ihre Stärken? Ein paar Recherchen auf Google und auf spezialisierten Medienseiten werden Ihnen eine erste Antwort geben.
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Meines Erachtens ist es entscheidend, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, dessen Schwerpunkt auf dem OMS liegt. Für viele Anbieter ist das OMS nur ein Teil ihres Gesamtangebots. Verlassen Sie sich für Ihr Projekt auf Anbieter, für die das OMS im Mittelpunkt steht. Schauen Sie sich auch deren Kunden genau an: Kommen sie aus der gleichen Branche wie Sie? Sind sie von vergleichbarer Größe? usw.
10. Wurden vom OMS-Anbieter bereits ähnliche Projekte wie das meine durchgeführt? Kann dieser Anbieter mir Kontakte für Empfehlungen mitteilen?
Ein weiteres wichtiges Element, um sich zu vergewissern! Hat der befragte Anbieter bereits an Projekten gearbeitet, die Ihrem ähneln? Kann er Ihnen Referenzen durchgeben und bei wem können Sie ein Feedback einholen?
Rat unseres Pre-Sales-Experten: Mithilfe einer Referenz können Sie ein Feedback über vorheriges OMS-Projekt einholen und die Ergebnisse unter die Lupe nehmen. Bereiten Sie Ihre Fragen vor und zögern Sie nicht, entscheidende Punkte wie z. B. die Projektberatung und -unterstützung anzusprechen !
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