Einführung in Bestandsmanagementsysteme: Ein detaillierter Leitfaden

Ein effizientes Bestandsmanagement ist entscheidend für den Erfolg und die Nachhaltigkeit jeder Organisation, die physische Güter handhabt. Ob Sie im Einzelhandel, im E-Commerce oder im B2B-Umfeld tätig sind, Sie werden bereits die Bedeutung der Aufrechterhaltung optimaler Bestandsniveaus, der Kostensenkung und der Erfüllung von Kundennachfragen verstehen. Hier kann ein Bestandsmanagementsystem dazu beitragen, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

In diesem umfassenden Leitfaden werden wir erkunden, wie ein Bestandsmanagementsystem Ihre Abläufe vollständig revolutionieren kann. Wir bieten Anleitungen zur Implementierung der erforderlichen Technologie und Systeme, um das Bestandsmanagement zu optimieren, Gewinnmargen zu maximieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.

1. Was ist ein Bestandsmanagementsystem?

Definition und grundlegende Funktionen

Ein Bestandsmanagementsystem oder Order Management System (OMS) ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um den Bestand eines Unternehmens effizient zu verfolgen, zu verwalten und zu optimieren.

In seinem Kern hilft ein OMS Unternehmen dabei, einen Echtzeitüberblick über all seine Produkte zu behalten, mit wichtigen Informationen zu Bestandsniveaus, Bewegungen und Verfügbarkeit. Dies ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über den Einkauf, die Produktion, die Bearbeitung von Bestellungen und die Verteilung zu treffen, um die mit dem Bestand verbundenen Kosten zu optimieren.

Zu den wichtigsten Funktionen eines Bestandsmanagementsystems gehören:

• Sichtbarkeit und Verfolgung des Bestands: Ein OMS führt in Echtzeit Aufzeichnungen des Lagerbestands, verfolgt Mengen, Standorte und den Status der Artikel. Diese granulare Sichtbarkeit hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen über die Wiederbefüllung, die Neubestellung und die Zuweisung zu treffen.
• Order orchestrierung: Leistungsstarke Algorithmen weisen den relevanten Bestand automatisch einer Kundenbestellung zu, wobei Faktoren wie Lagerort, Lieferadresse, Umweltauswirkungen oder Transportkosten berücksichtigt werden

Warum verwenden Unternehmen Bestandsmanagementsysteme?

Unternehmen setzen aus mehreren überzeugenden Gründen auf Bestandsmanagementsysteme.

1. Ein OMS bietet Echtzeit-Sichtbarkeit der Bestandsniveaus und minimiert Unstimmigkeiten und Fehler. Dies stellt sicher, dass Unternehmen Kundenbestellungen genau und pünktlich erfüllen können.
2. Effizientes Bestandsmanagement führt zu reduzierten Lagerkosten, geringeren Lagerkosten und minimiert Verschwendung aufgrund von Verfall oder Obsoleszenz. Unternehmen können Ressourcen effektiver zuweisen.
3. Indem sichergestellt wird, dass Produkte konsistent verfügbar sind, wenn Kunden sie benötigen, trägt ein OMS zu einer schnelleren Auftragsabwicklung und einer verbesserten Kundenzufriedenheit bei.
4. Mit dem Wachstum von Unternehmen ändern sich auch ihre Bestandsmanagementanforderungen. Ein OMS bietet Skalierbarkeit und passt sich veränderten Anforderungen an, ohne den Betrieb zu stören.

Gängige Tools und Softwares

Es gibt verschiedene Tools und Softwarelösungen für das Bestandsmanagement, von allgemeinen Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen bis hin zu spezialisierten Order Management Systems (OMS), die auf bestimmte Bedürfnisse zugeschnitten sind. Einige häufig verwendete Bestandsmanagement-Tools umfassen:

• Barcode-Scanner und RFID-Technologie: Diese Hardware-Lösungen ermöglichen eine genaue und effiziente Bestandsverfolgung.
• Point of Sale (POS)-Systeme: Einzelhandelslösungen, die die Bestandsverfolgung mit Verkaufstransaktionen integrieren.
• ERP-Systeme: Unternehmensweite Lösungen, die das Bestandsmanagement mit anderen Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Vertrieb und Personalwesen integrieren.
• Order Management Systems: Dedizierte Anwendungen, die erweiterte Bestands- und Auftragsverwaltungsfunktionen wie Echtzeit-Tracking, Nachfrageprognosen und Berichterstellung bieten. Ein cloudbasiertes OMS bietet zusätzliche Vorteile in Bezug auf Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und automatische Updates.

Ein Blick auf die Bestellmanagementlösungen von OneStock, die darauf abzielen, Unternehmen bei der Optimierung des Bestandsmanagements, der Auftragsabwicklung und der Kundenzufriedenheit zu unterstützen. Einige wichtige Funktionen und Vorteile umfassen:

• Omnichannel-Bestandssichtbarkeit: OneStock ermöglicht Unternehmen einen Echtzeitüberblick über den Bestand auf verschiedenen Kanälen, einschließlich physischer Geschäfte, E-Commerce und Lager. Dies ermöglicht genauere Auftragsversprechen und Zuweisungen.
• Order Orchestration: Das System leitet Bestellungen intelligent zum effizientesten Erfüllungsort, minimiert Versandkosten und Lieferzeiten.
• Erweiterte Omnichannel-Module: Zusätzliche Funktionen zur Optimierung von Erfüllungsprozessen und zur Steigerung des Kundenerlebnisses umfassen Liefergarantie, Bestellung im Geschäft, Versand aus dem Geschäft, Abholen und mehr.

Diese Lösungen helfen Unternehmen, wettbewerbsfähig auf dem heutigen dynamischen Markt zu bleiben, sich an veränderte Kundenanforderungen anzupassen und den nahtlosen Fluss von Produkten von der Bestellungsplatzierung bis zur Lieferung sicherzustellen.

2. Vorteile eines Bestandsmanagementsystems

Verbesserung der Bestandsgenauigkeit

Die Bestandsgenauigkeit ist mittlerweile für jedes Unternehmen obligatorisch. Die geringste Abweichung bei den Bestandsniveaus kann zu teuren Fehlern führen, wie z.B. Überbeständen oder Leerläufen. Ein Bestandsmanagementsystem bietet Echtzeitsichtbarkeit von Bestandsmengen und -standorten. Dies bedeutet, dass Unternehmen den Bestand mit Präzision überwachen können, um die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Ungenauigkeiten zu verringern.

• Minimierung von Leerläufen: Leerläufe sind sowohl für Einzelhändler als auch für Kunden ein Albtraum. Wenn ein Produkt nicht verfügbar ist, wenn ein Kunde es wünscht, führt dies nicht nur zu entgangenen Verkäufen, sondern kann auch den Ruf einer Marke schädigen. Eine OMS-Lösung geht dieses Problem direkt an, indem sie sicherstellt, dass Unternehmen die richtigen Produkte auf Lager haben, wenn Kunden danach verlangen. Durch Optimierung des Bestandsflusses und Bereitstellung von Echtzeit-Tracking können Unternehmen das Risiko von Leerläufen erheblich reduzieren.
• Senkung der Transportkosten: Ineffizientes Bestandsmanagement kann zu erhöhten Transportkosten führen. Ein verteiltes Auftragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Bestandsniveaus zu optimieren, den richtigen Ort zur Auftragsabwicklung auszuwählen, Geld zu sparen, den Bedarf an übermäßigem Lagerplatz zu reduzieren und die Lagerkosten zu minimieren. Diese Optimierung führt zu direkten Kosteneinsparungen.

Kostensenkung und Abfallreduzierung

Einer der Hauptvorteile eines Bestandsmanagementsystems besteht darin, dass es die Auftragsprozesse optimieren kann. Mit historischen Daten und prädiktiver Analyse können Unternehmen fundierte Entscheidungen zur Bestandsoptimierung treffen. Dadurch wird nicht nur das Risiko von Überbeständen reduziert, sondern es hilft auch, Last-Minute-Eilkäufe zu vermeiden, die mit teuren Versandkosten einhergehen.

• Minimierung von Verschwendung: Verschwendung mindert Gewinne. Ein gut umgesetztes OMS minimiert die Verschwendung, indem sichergestellt wird, dass Artikel verkauft oder verwendet werden, bevor sie unverkäuflich werden. Durch die Aufrechterhaltung genauer Aufzeichnungen über das Alter des Bestands und die Haltbarkeit von Produkten können Unternehmen die Verschwendung und die damit verbundenen Kosten erheblich reduzieren.
• Effiziente Ressourcenzuweisung: Durch die Optimierung des Bestandsmanagements ermöglicht ein OMS Unternehmen, den Bestand effizienter zuzuweisen. Dies führt zu reduzierten Lagerkosten und einem optimierten Lieferkettenprozess.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

In der heutigen schnelllebigen Welt erwarten Kunden eine schnelle Auftragsabwicklung. Ein Bestandsmanagementsystem ermöglicht Unternehmen, diese Erwartungen zu erfüllen, indem es sicherstellt, dass Produkte für die Bestellabwicklung jederzeit verfügbar sind. Dies führt zu kürzeren Lieferzeiten und schnelleren Lieferungen, was letztendlich die Kundenzufriedenheit steigert.

• Genaue Bestellabwicklung: Die Kundenzufriedenheit hängt davon ab, die richtigen Produkte in einwandfreiem Zustand zu erhalten. Ein OMS hilft Unternehmen, Aufträge genau zu erfüllen, indem es während des Fulfilmentprozesses mehrere Scans oder Validierungen anfordert. Wenn Kunden wissen, dass sie einem Unternehmen vertrauen können, die bestellten Produkte zu liefern, erhöht sich ihr Vertrauen in zukünftige Einkäufe bei diesem Unternehmen.
• Personalisierte Einkaufserlebnisse: Ein OMS kann die Kundenzufriedenheit auf die nächste Stufe heben, indem es Unternehmen ermöglicht, personalisierte Einkaufserlebnisse durch Omnichannel-Services wie In-Store-Termine, Kundenbetreuung und proaktive Bestellbenachrichtigungen anzubieten.

3. Implementierung eines Bestandsmanagementsystems

Die Implementierung eines Bestandsmanagementsystems ist eine entscheidende Entscheidung für Unternehmen, die ihre Bestandsmanagementprozesse optimieren, die Effizienz steigern und letztendlich die Rentabilität steigern möchten.

Auswahl des richtigen Systems

Die Auswahl der richtigen Bestandsmanagementlösung beginnt mit einem tiefen Verständnis Ihrer Unternehmensanforderungen. Unterschiedliche Branchen und Unternehmen haben einzigartige Anforderungen. Die OMS-Landschaft erkennt diese Vielfalt an, da Anbieter Lösungen anbieten, die entwickelt wurden, um spezifische branchenspezifische Herausforderungen anzugehen. Durch Identifizierung Ihrer genauen Bedürfnisse können Sie Ihre Optionen eingrenzen und ein System auswählen, das mit Ihren Zielen in Einklang steht.

Ihr OMS sollte skalierbar sein, um das Wachstum Ihres Unternehmens aufzunehmen und sich anzupassen, wenn sich Ihre Geschäftsbedürfnisse und Ziele ändern. Diese Anpassungsfähigkeit reduziert das Risiko, dass Sie Ihre Lösung entwachsen und teure Ersatzlösungen benötigen.

Die Kompatibilität mit bestehenden Tools und Systemen ist ebenfalls entscheidend für einen reibungslosen Implementierungsprozess. MACH-zertifizierte Lösungen verfügen über robuste Integrationsmöglichkeiten, die nahtlose Verbindungen mit verschiedenen Softwareanwendungen ermöglichen, einschließlich Point of Sale (POS)-Systemen, E-Commerce-Plattformen und Buchhaltungssoftware. Dies stellt sicher, dass Ihr OMS zu einem integrierten Bestandteil Ihrer Geschäftsabläufe wird.

Integration mit vorhandenen Tools

Ein OMS muss Echtzeit-Datenaustauschfähigkeiten bieten. Dies bedeutet, dass, wenn sich Änderungen in Ihrem Lagerbestand ergeben, wie Lagerbestandsmengen oder Bestellstatus-Updates, diese Änderungen sofort in allen integrierten Systemen widergespiegelt werden. Der Echtzeit-Datenaustausch reduziert manuelle Dateneingabe und verbessert die Daten­genauigkeit.

Integration betrifft nicht nur interne Effizienz – sie hat auch Einfluss auf das Kundenerlebnis. Integrierte Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Dienstleistungen wie Express-Click & Collect oder Abholung im Geschäft anzubieten, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Kundenbequemlichkeit und -zufriedenheit zu verbessern.

Schulung und Unterstützung

Die Implementierung eines OMS erfordert eine ordnungsgemäße Schulung, um sicherzustellen, dass Ihr Team seine Fähigkeiten optimal nutzen kann. Ihr ausgewählter OMS-Anbieter sollte umfassende Schulungssitzungen anbieten, um Ihre Mitarbeiter über die Systemfunktionalität, bewährte Verfahren und Fehlerbehebung zu informieren. Ein gut geschultes Team kann die Vorteile Ihres OMS maximal nutzen.

Darüber hinaus ist eine effektive Unterstützung unerlässlich, um mögliche Probleme, die während und nach der Implementierung auftreten können, zu bewältigen. Aus diesem Grund bietet OneStock zuverlässigen Kundensupport zur Unterstützung bei der Systemwartung und Aktualisierungen. Da sich die Technologie entwickelt und Unternehmen wachsen, wird kontinuierliches Lernen zu einem Wettbewerbsvorteil. OneStock fördert kontinuierliches Lernen bei seinen Kunden und bietet Ressourcen wie Benutzerclubs, Dokumentation und Aktualisierungen, um Unternehmen über die neuesten Entwicklungen im Bestandsmanagement zu informieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihr OMS-Anbieter sich dem langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens verpflichtet fühlt.

4. Fortgeschrittene Funktionen und Technologien

In der dynamischen Welt des Bestandsmanagements müssen Unternehmen ständig ihre Betriebsabläufe innovieren, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu bieten. Es gibt eine Reihe bewährter Technologien, die die Landschaft des Bestandsmanagements neu definieren:

KI und maschinelles Lernen im Bestandsmanagement

Die Integration von Daten und maschinellem Lernen in Bestandsmanagementsysteme kann die Art und Weise, wie Unternehmen die Effizienz optimieren und die Nachfrage prognostizieren, revolutionieren. Zum Beispiel ermöglicht OneStocks Business Intelligence (BI) Suite einer Organisation, auf historische Daten, Bestellabwicklungsdetails und verschiedene Einflussfaktoren zuzugreifen, um Lagerbestandsmengen zu optimieren und proaktiv auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren.

Integration mit ERP und anderen Systemen

Ihr OMS sollte nahtlos mit Enterprise Resource Planning (ERP) -Systemen und anderen wichtigen Tools in Ihrem Geschäftstechnologie-Stack wie CRM und PIM-Lösungen integriert sein. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und verbessert die Sichtbarkeit und die Zusammenarbeit.

Die Integration von ERP ist besonders wichtig für Unternehmen, die finanzielle und operative Daten in Einklang bringen möchten. Die Synchronisation von Finanztransaktionen und Bestandsmanagement bietet einen ganzheitlichen Blick auf die Geschäftsentwicklung.

Echtzeit-Tracking und Analyse

Echtzeit-Verfolgungsfunktionen bieten Unternehmen erweiterte Einblicke in ihren Lagerbestand über verschiedene Kanäle hinweg, einschließlich physischer Geschäfte, E-Commerce-Plattformen und Lagerhäuser. Echtzeitverfolgung stellt sicher, dass Unternehmen Lagerbestandsmengen, Bestellstatus und Standortgenauigkeit sofort überwachen können.

Darüber hinaus ermöglichen Analysetools Unternehmen datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Durch die Analyse historischer und Echtzeitdaten generiert ein OMS Einblicke in die Leistung des Lagerbestands, Verkaufstrends und die Nachfrageprognose. Diese Erkenntnisse leiten strategische Entscheidungsfindung und ermöglichen Unternehmen, sich proaktiv an Marktveränderungen, Nachfragespitzen und Störungen in der Lieferkette anzupassen.

5. Herausforderungen und Lösungen im Bestands- und Ordermanagement

Das Bestandsmanagement ist ein entscheidender Aspekt für den erfolgreichen Betrieb eines Unternehmens, unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind. Diese scheinbar einfache Aufgabe kann jedoch verschiedene Herausforderungen mit sich bringen.

Überwindung von Implementierungshürden

Die Implementierung eines Bestandsmanagementsystems kann eine einschüchternde Aufgabe sein, insbesondere für Unternehmen mit komplexen Lieferketten oder mehreren Standorten. Erfahrene OMS-Anbieter sind mit den Komplexitäten des Implementierungsprozesses für verschiedene Branchen vertraut und können Expertenberatung und Unterstützung anbieten, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Veränderungen können von Mitarbeitern, die an bestehende Arbeitsabläufe gewöhnt sind, manchmal mit Widerstand aufgenommen werden. Implementieren Sie einen Change-Management-Plan, um die Mitarbeiter auf den Übergang vorzubereiten und ihre Bedenken frühzeitig zu klären. Bieten Sie Schulungen, Dokumentationen und laufende Unterstützung, um Teams bei der Anpassung an das neue System zu helfen.

Sicherheits- und Compliance-Probleme angehen

Die Datensicherheit hat im Bestandsmanagement höchste Priorität, da sensible Informationen zu Lagerbestandsmengen, Kundendaten und finanziellen Transaktionen involviert sind. Bestandsmanagementsysteme verwenden Sicherheitsmaßnahmen, um diese sensiblen Daten zu schützen, einschließlich regelmäßiger Sicherheitsprüfungen und Compliance-Checks.

Verschiedene Branchen haben spezifische Vorschriften und Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit dem Bestandsmanagement. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr OMS Compliance-Funktionen enthält, die den Branchenstandards entsprechen, damit Sie einen transparenten und complianten Bestandsmanagementprozess aufrechterhalten können.

Beste Praktiken für die Skalierbarkeit

Bestandsmanagementsysteme müssen in der Lage sein, sich entsprechend zu skalieren und sich an veränderte Anforderungen anzupassen, ohne größere Störungen zu verursachen. Mit der richtigen Lösung können Unternehmen ihre Aktivitäten erweitern, neue Standorte eröffnen oder neue Märkte mit Vertrauen betreten, in dem Wissen, dass ihr OMS das Wachstum bewältigen kann.

Skalierbarkeit beinhaltet nicht nur die Erhöhung der Lagerbestandsmengen, sondern erfordert auch eine effiziente Ressourcenallokation. Durch die Optimierung des Bestandsmanagements können Unternehmen unnötige Ausgaben minimieren und Gelder dort zuweisen, wo sie am meisten benötigt werden, um das Wachstum ohne unnötige Kosten zu unterstützen.

6. Abschließende Gedanken zu Bestandsmanagementsystemen: Ein Weg nach vorn

Da wir unseren Überblick über Bestandsmanagementsysteme und die entscheidende Rolle, die sie in modernen Geschäftsbetrieben spielen, abschließen, ist es wichtig, einen Weg nach vorne zu bahnen. Bestandsmanagement ist nicht nur eine Aufgabe im Hintergrund, sondern eine strategische Notwendigkeit, die die Kundenzufriedenheit, die betriebliche Effizienz und die Gesamtrentabilität beeinflusst. In diesem letzten Abschnitt werden wir wesentliche Überlegungen für den Erfolg erörtern, die Bedeutung des kontinuierlichen Lernens betonen und Sie bei den nächsten Schritten anleiten.

Wesentliche Überlegungen für Ihren Erfolg

Bevor Sie ein Bestandsmanagementsystem implementieren, ist es entscheidend, es mit Ihren Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Definieren Sie klare Ziele, sei es die Reduzierung von Lagerkosten, die Verbesserung der Bearbeitungszeiten von Bestellungen oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Wählen Sie eine Lösung, die an Ihre spezifischen Ziele angepasst werden kann, um sicherzustellen, dass Ihre Bestandsmanagementstrategie mit Ihrer übergreifenden Unternehmensstrategie in Einklang steht. Ein erfolgreiches OMS muss sich nahtlos in bestehende Prozesse und Werkzeuge integrieren und Störungen minimieren, um einen kohärenten Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Schließlich stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung anpassbar und skalierbar ist. Zum Beispiel ist das OneStock OMS darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, um sicherzustellen, dass Sie sich an veränderte Anforderungen und Expansionen anpassen können, ohne größere Störungen zu verursachen. Skalierbarkeit ist für langfristigen Erfolg unerlässlich.

Mit kontinuierlichem Lernen auf dem neuesten Stand bleiben

Ihr Team ist Ihr größtes Kapital. Investieren Sie in umfassende Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter Ihr Bestandsmanagementsystem effektiv nutzen können und mit dem Wissen und den Fähigkeiten ausgestattet sind, die sie für den Erfolg benötigen.

Da die Landschaft des Bestandsmanagements ständig im Wandel ist, bleiben Sie über Branchentrends, aufkommende Technologien und bewährte Verfahren auf dem Laufenden. OneStock stellt Ressourcen wie Webinare, Whitepapers und Fallstudien zur Verfügung, um Sie über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Nächste Schritte und Ressourcen

• Zugriff auf OneStocks Ressourcen: Wir bieten ein umfangreiches Wissen, um Sie auf Ihrem Weg zu einem effizienteren und effektiveren Bestandsmanagement zu unterstützen. Greifen Sie auf Expertenressourcen, Fallstudien und Blog-Beiträge zu oder besuchen Sie eine unserer Live-Veranstaltungen.
• Arbeiten Sie mit OneStock zusammen: Wenn Sie darüber nachdenken, ein neues Bestands- und Auftragsmanagementsystem zur Optimierung Ihrer Betriebsabläufe zu implementieren, fordern Sie eine Demo unserer marktführenden, preisgekrönten Lösung OneStock OMS an.