OMS-Angebotsanfrage; 6 der gängigsten Fehler
Die Ausarbeitung Ihrer Angebotsanfrage (auch RFP oder Request for proposal genannt) für ein Auftragsmanagementsystem (Order Management System oder OMS) im Rahmen Ihrer Omnichannel-Strategie spielt eine entscheidende Rolle. In diesem Artikel gehen wir auf 6 der häufigsten Fehler ein, die unsere Experten ausgemacht haben!
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1. Fehler bei einer OMS-Angebotsanfrage: Sie haben Ihre Bedürfnisse im Vorfeld nicht ausreichend analysiert
Um die Ausarbeitung einer Angebotsanfrage zu beschleunigen, sollten Sie eine Person bestimmen, die für die Erstellung der Anfrage verantwortlich sein soll.
Diese Person übernimmt auch die Aufgabe, alle Abteilungen (E-Commerce, Logistik, IT, Rechtsabteilung, Omnichannel, Einzelhandel etc.), die von der Einführung eines OMS betroffen sein werden, zu informieren und deren Anforderungen zu ermitteln.
Um die täglichen Herausforderungen der Verkaufsteams in den Geschäften zu verstehen, erweist sich die Organisation eines Meetings als äußerst sinnvoll. Hier geht es vor allem darum, vor dem eigentlichen Konsolidierungsprozess eine ausführliche Liste aller mit diesem Geschäftsprojekt verbundenen Anforderungen zu erstellen. Alle Betroffenen sollten in dessen Festlegung einbezogen werden, um sich ein Bild von den möglichen Auswirkungen des Projekts auf ihren jeweiligen Unternehmensbereich machen zu können.
Da Ihre Teams viel Zeit in Ihr Projekt investieren werden, muss der damit verbundene Nutzen klar sein, um Ihre Teams zu motivieren.
2. Fehler bei einer OMS-Angebotsanfrage: Ihre Bedürfnisse sind nicht genügend ausgereift
Damit OMS-Dienstleister erkennen können, ob ihr Angebot mit Ihren Bedürfnissen übereinstimmen, sollten die Anforderungen, die vorher in Ihrer Angebotsanfrage formuliert wurden, ausgereift und gut überlegt sein.
Doch wie erkennt man ein ausgereiftes Bedürfnis? Daran, dass man eine gut geordnete und umfassende Angebotsanfrage sowohl aus funktionaler als auch aus technischer Sicht vorlegen kann! Unter Berücksichtigung Ihrer geschäftlichen und technischen Entwicklungen sollten Sie in der Lage sein, Ihren Bedarf drei Jahre im Voraus zu erkennen.
Sind Sie beispielsweise in der Lage, eine Target Map zu erstellen, in der das OMS im Mittelpunkt steht? Falls nicht, muss Ihre Angebotsanfrage für ein OMS neu gestaltet werden. So stellen Sie sicher, dass die Geschäftsabläufe deutlich sind!
Scheuen Sie sich nicht davor, eine Beratungsagentur zu beauftragen, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Bedürfnisse zu definieren. Oder ziehen Sie eine RFI-Phase (Request for information oder allgemeine Angebotsanfrage) in Betracht, um Ihre wichtigsten Bedürfnisse mit unterschiedlichen Anbietern zu erörtern und Ihr RFP zu spezifizieren.
3. Fehler bei einer OMS-Angebotsanfrage: Sie haben Ihre Prioritäten nicht festgelegt
Ihre OMS-Angebotsanfrage sollte in mehrere Abschnitte unterteilt werden, z. B. in „Must-haves“ und „Nice to haves“.
Diese Prioritätensetzung ist unerlässlich. Sie ermöglicht den verschiedenen Dienstleistern, ein realistisches Angebot zu unterbreiten, sowohl in Bezug auf Ihre Omnichannel-Lösungen als auch in Bezug auf deren Planung. Darüber hinaus können Sie sich intern einen besseren Überblick über den Umfang des anstehenden Projekts verschaffen.
Um festzulegen, welche der Bedürfnisse Vorrang hat, empfehlen wir Ihnen, einen dafür ausgelegten Workshop zu organisieren.
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4. Fehler bei einer OMS-Angebotsanfrage: Sie haben die Projektvermittlung nicht im Voraus bedacht
Die Veröffentlichung Ihrer OMS-Angebotsanfrage ist ebenso wichtig wie ihre Ausarbeitung. Wichtig ist, dass sie die wichtigsten Dienstleister erreicht, die Sie zuvor identifiziert haben (oder auch nicht).
Mehrere Vertriebswege sind demnach möglich: mittels eines Partnerunternehmens, mittels eines freiberuflichen Beraters, mittels eines internen Vertreters, der die verschiedenen Lösungen identifiziert hat und die Dienstleister direkt kontaktiert usw.
Es gibt keine richtige oder falsche Weise eine OMS-Angebotsanfrage vorzubereiten, wichtig ist nur, dass Sie diesen Schritt rechtzeitig vorausplanen.
Berücksichtigen Sie in Ihrem Zeitplan auch die für die Verteilung benötigte Zeit, um sicherzustellen, dass Sie den verschiedenen Anbietern die gleiche Chance geben Ihnen zu Antworten.
5. Fehler bei einer OMS-Angebotsanfrage: Sie haben kein Punktesystem eingeführt
Das Punktesystem sollte gemeinsam mit allen an der OMS-Angebotsanfrage Beteiligten entwickelt werden und sollte mit Ihrer Strategie übereinstimmen, um den Entscheidungsprozess zu unterstützen.
Es empfiehlt sich, sie vor der Veröffentlichung der Angebotsanfrage auszuarbeiten, damit sie mit Ihren ursprünglichen Prioritäten übereinstimmt.
Aus praktischer Sicht sollte das Punktesystem effizient und einfach zu handhaben sein. Beispielsweise könnte ein Punktesystem von 0 bis 5 Punkten und verschiedene Koeffizienten je nach Wichtigkeit des betreffenden Abschnitts eingeführt werden.
6. Fehler bei einer OMS-Angebotsanfrage: Sie haben Ihre Vorträge nicht gründlich genug vorbereitet
Die Vorträge müssen sorgfältig vorbereitet werden, unter Berücksichtigung der Ergebnisse Ihrer Angbotsanfrage, des Punktesystems, der klärungsbedürftigen Bereiche, der noch nicht behandelten Themen usw.
Selbst wenn keine bestimmte Dauer festgelegt wurde, können Sie Sitzungen von 2 bis 3 Stunden mit einem genauen Zeitplan für die zu behandelnden Themen einrichten: allgemeine Präsentation, Demo, technische Details, funktionelle Details, Zeitplan, Verpflichtungen usw.
Zögern Sie nicht, Ihre Tagesordnung mit den verschiedenen Softwareentwicklern zu besprechen. Es empfiehlt sich, den Anbietern einen gewissen inhaltlichen Spielraum zu lassen, damit sie Ihnen eine strukturierte Antwort auf Ihre Probleme geben können, statt sie zu zwingen, sich an einen strengen Rahmen zu halten, in dem sie nicht die Möglichkeit haben, das volle Potenzial ihres Angebots zu zeigen.
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